Sådan former offentlige repræsentanter de forpligtende aftaler

Vi inddrager altid offentlige repræsentanter i udbudsarbejdet, når vi udvikler de forpligtende aftaler. Det sker med repræsentanter på flere niveauer og sikrer, at aftalerne bedst muligt matcher brugernes ønsker og behov. Få indsigt i processen her.

Både kommunale, regionale og statslige repræsentanter deltager i projektarbejdet, når vi udvikler en ny forpligtende. På den måde er offentlige repræsentanter altid med til at forme aftaleporteføljen i SKI. 

Overordnet kan de forpligtende aftaler inddeles i tre aftaletyper:

  • ​Fællesoffentlige forpligtende aftaler, der er målrettet både stat, regioner og kommuner

  • Fælleskommunale forpligtende aftaler, der er målrettet kommunerne

  • Statsligt forpligtende aftaler, der er tilegnet staten

Inddragelsen af de offentlige repræsentanter varierer alt efter aftaletype. På de fællesoffentlige aftaler inddrager vi både kommunale, regionale og statslige repræsentanter i projektarbejdet. I forløbet kører de enkelte grupper adskilt, men repræsentanternes inddragelse er sidestillet. På de fælleskommunalt forpligtende aftaler har vi en kommunal projektgruppe tilknyttet, og på de statslig forpligtende aftaler (fx aftalen om hoteller) har vi en statslig ekspertgruppe tilknyttet.

Vi inddrager således repræsentanter fra de offentlige organisationer, der skal bruge dem, uanset hvilken aftaletype vi udvikler. Nedenfor kan du se, hvordan vi inddrager henholdsvis de kommunale, statslige og regionale repræsentanter.


Klik på overskrifterne herunder for at komme til de relevante afsnit.

Læs mere om den kommunale inddragelse

Læs mere om den statslige inddragelse

Læs mere om den regionale inddragelse​


___________________________________________________________________

Sådan inddrages kommunerne

Kommunale repræsentanter inddrages på flere niveauer og forskellige tidspunkter i løbet af udbudsprocessen.


1)​Aftalen vedtages som en del af det fælleskommunale indkøbsprogram

Det er styregruppen for den fælleskommunale indkøbsstrategi, der har den første berøring med de forpligtende aftaler. Styregruppen udvælger, hvilke aftaler der skal indgå i det fælleskommunale indkøbsprogram. Når beslutningen er truffet, indgår aftalerne i SKI’s udbudsplan, og det er fastlagt, hvornår arbejdet med den enkelte aftale kan igangsættes.


2) Aftalestrategien fastlægges af professionelle indkøbere

To strategigrupper (A og B) er med til at fastlægge de strategiske rammer for de enkelte aftaler. Strategigruppe A består af kommunale indkøbschefer. De fastlægger aftalestrategien for aftaler med varer og tjenesteydelser. Strategigruppe B består af it- eller digitaliseringschefer, og de fastlægger de strategiske rammer for it-aftaler.

Strategigrupperne skal bl.a. tage stilling til sortimentsbredde, kvalitetstest, evalueringskriterier, markedsforhold og aftalestruktur. På baggrund af aftalestrategien udarbejder SKI det endelige udbudsdesign. Se, hvem der er medlem af de to strategigrupper i faktaboksen nederst på siden.​


3) De kommunale indkøbsfællesskaber

De kommunale indkøbsfællesskaber hjælper med at udpege fagpersoner til projektgrupperne på hver enkelt aftale. Indkøbsfællesskaberne koordinerer ligeledes høringer og tilslutninger mv.


4) Fagpersoner sikrer kravene til produkterne

Aftalens endelige tilbudsliste udarbejdes i samarbejde med en kommunal projektgruppe. Gruppen består af fagpersoner fra kommuner, der er med til at forme kravspecifikation, kvalitetskrav, leveringsbetingelser bodsbestemmelser mm. De er med til at sikre, at produkterne lever op til brugernes behov. Efterfølgende sendes hele materialet i høring, hvor alle kommuner får mulighed for at kommentere på materialet.


Setup for kommunerne

 

Figuren viser ansvarsfordelingen mellem de forskellige kommunale repræsentanter, der inddrages i udviklingen af en forpligtende aftale.


___________________________________________________________________

Sådan inddrages staten

Regeringen og KL har aftalt, at SKI skal udbyde og drifte en række aftaleområder Statens Indkøbsprogram i årene 2018-2021. Aftalerne fremgår derfor af SKI’s udbudsplan, og det er fastlagt, hvornår arbejdet med aftalerne igangsættes. Se en oversigt over aftaleområderne her.​

Derfor bliver staten - ligesom de kommunale repræsentanter – inddraget på flere niveauer og forskellige tidspunkter i løbet af udbudsprocessen. 


1) Aftalestrategien fastlægges af styregruppen for statsaftalerne

Styregruppen for statsaftalerne fastlægger de strategiske rammer for aftalerne i Statens Indkøbsprogram. Det er det de overordnede linjer vedrørende sortimentsbredde, evalueringskriterier og opdeling i delaftaler, der besluttes her. På baggrund af aftalestrategien udarbejder SKI det endelige udbudsdesign.


2) KIS-styregruppen

KIS-styregruppen, der består af repræsentanter af koncernindkøbere, hjælper med at udpege fagpersoner til de statslige ekspertgrupper på hver enkelt aftale. KIS-styregruppen koordinerer ligeledes høringer mv.


3) Fagpersoner sikrer kravene til produkterne

Aftalens endelige tilbudsliste udarbejdes i samarbejde med en statslig ekspertgruppe. Ekspertgruppen består af fagpersoner fra staten, der drøfter de praktiske elementer som fx sortiment, kravspecifikation, leveringsbetingelser mv. De er således med til at sikre, at produkterne lever op til brugernes behov. Efterfølgende sendes hele materialet i høring hos alle koncernindkøberne, der inddrager relevante fagpersoner til at kommentere på materialet.


Setup for staten

Figuren viser ansvarsfordelingen mellem de forskellige statslige repræsentanter, der inddrages i udviklingen af de forpligtende aftaler, der indgår i Statens Indkøbsprogram.


___________________________________________________________________


Sådan inddrages regionerne 

Regionale repræsentanter inddrages på flere niveauer og forskellige tidspunkter i løbet af udbudsprocessen, ligesom de kommunale og statslige repræsentanter.


1) Aftalestrategien fastlægges af de regionale indkøbschefer

Indkøbscheferne i regionerne fastlægger de strategiske rammer for de fællesoffentlige aftaler.  baggrund af denne aftalestrategi udarbejder SKI det endelige udbudsdesign.


2) Regionernes Fælles Indkøb (RFI)

Regionernes Fælles Indkøb (RFI) hjælper med at udpege fagpersoner til projektgrupperne på hver enkelt aftale. Regionernes Fælles Indkøb (RFI) koordinerer ligeledes høringer og tilslutninger mv.


3) Fagpersoner sikrer kravene til produkterne

Aftalens endelige tilbudsliste udarbejdes i samarbejde med en regional ekspertgruppe. Gruppen består af fagpersoner fra regionerne, der er med til at forme kravspecifikation, kvalitetskrav, leveringsbetingelser bodsbestemmelser mm. De er derved med til at sikre, at produkterne lever op til brugernes behov. Det foreløbige udbudsmateriale sendes også i høring, hvor alle regioner får mulighed for at kommentere på materialet.

​​

Setup for regionerne​​​​​​​​​​


Figuren viser ansvarsfordelingen mellem de forskellige regionale repræsentanter, der inddrages i udviklingen af de fællesoffentlige aftaler.


​​​​​​​​

Medlemmer af strategigruppe A

  • Adam Hey (Spar-5)
  • Ann Skougaard Dyhr (Fællesindkøb Nord)
  • Bo Volmer Sørensen (Sydjyske Udbudssamarbejde)
  • Ina Hviid (KomUdbud)
  • Jan V. Nielsen (Aalborg Modellen)
  • Jens Vejgaard (VIF)
  • Jesper Langkjær (Fællesindkøb Midt)
  • Jeanet Vandling (FF)
  • Kristina Witt Vejle (KK)
  • Lisbeth Kohls Jensen (Sydjysk Kommuneindkøb)
  • Lars Engell (FUS)
  • Pia Skov Johansen (IN)
  • Tina Fredsgaard Bjørnholt (JYFI)
  • Signe Lynggaard Madsen (SKI, Formand) 

Medlemmer af strategigruppe B

  • Michael Hansen, Faaborg-Midtfyn Kommune
  • Kirsten Hjerrild Nielsen, Aarhus Kommune
  • Galina Ianchina, Albertslund Kommune
  • Ivan Harreskov, Køge Kommune
  • Kim Schaarup Sørensen, Hjørring
  • Poul Venø, Herning Kommune
  • Per Toftdahl, Fredericia Kommune
  • Andreas Hare, Københavns Kommune
  • Ina Hviid (KomUdbud)
  • Jesper Langkjær (Fællesindkøb Midt)
  • Signe Lynggaard Madsen (SKI, Formand)