Vis aftale
Type
Status
Anvendelse
Forpligtende aftale
Udbud
Kun tilsluttede
Træder i kraft
Udløbsdato
Forlængelse
01. sep. 2019

Status: Vi forventer at tildele kontrakten ultimo maj

Potentielle leverandører har nu haft mulighed for at byde ind på aftalen, og vi er i gang med at evaluere de indkommende tilbud. 

Evalueringen består blandt andet af sensoriske test. Her vil et ekspertpanel bestående af repræsentanter fra forskellige kommunale køkkener over tre uger teste en række tilfældigt udvalgte produkter fra alle hovedproduktgrupper. De sensoriske tests afvikles af SKI sammen med en ekstern rådgiver. 

Fødevarerne evalueres på fem parametre: Udseende, farve, konsistens, duft og smag. Alle tests er blindtests, og panelet ved derfor ikke, hvilke produktnavne de tester. Resultaterne indgår i den samlede evaluering og vægter 45 pct., mens pris vægter 55 pct.

Vi forventer at tildele kontrakten ultimo maj. 

Kort om aftalen

I alt har 65 kommuner og 2 øvrige offentlige organisationer tilsluttet sig den kommende forpligtende aftale 50.90 Fødevarer, der er et genudbud af den forrige aftale på området. 

Omsætningen på aftalen udgør knap 500 mio. kr. om året, svarende til ca. 1 pct. af den samlede omsætning i foodservicesektoren i Danmark, baseret på en undersøgelse fra Landbrug & Fødevarer foretaget i 2014. Ser vi alene på det offentlige marked inden for foodservice, udgør den forventede omsætning på aftalen knap 5 pct. 

Medarbejderne i de kommunale storkøkkener får mere tid med én samlet aftale

I forbindelse med udviklingen og etableringen af aftalen har der været stort fokus på, at aftalen skal matche arbejdsprocesserne i storkøkkenerne. Aftalen er således ikke opdelt på fødevarekategorier, fordi en sådan opdeling ville tage tid fra medarbejdernes kerneopgaver. Det skyldes blandt andet, at medarbejderne i køkkenerne skal bruge ekstra tid ved bestilling, modtagelse af leveringer, fakturahåndtering og beregning af for eksempel den samlede økologiprocent, såfremt der er flere leverandører. Køkkenerne opnår en effektivisering af deres indkøb ved som udgangspunkt at kunne dække deres samlede indkøbsbehov via aftalen.

91 pct. af kommunerne ønsker en samlet aftale

I sommeren 2018 gennemførte vi en spørgeskemaundersøgelse blandt landets kommuner. Her fik de mulighed for at tilkendegive, hvorvidt de ønskede en opdeling af aftalen på fødevarekategorier.  63 kommuner besvarede undersøgelsen. 48 kommuner forventede at tilslutte sig aftalen. Disse kommuner blev bedt om at tage stilling til, hvorvidt de foretrak:

  • En samlet fødevareaftale med én totalleverandør, eller
  • En aftale, hvor kød og pålæg ikke er omfattet af hovedaftalen, men i stedet udbydes som en selvstændig delaftale. 

Resultatet var klart: 

  • 44 kommuner (91 pct.) svarede, at de ønskede én samlet aftale med én leverandør
  • 4 kommuner (9 pct.) svarede, at de ønskede en særskilt delaftale på kød og pålæg

Differentieret tilslutning gør det muligt at bevare egne indkøbsstrategier

Ligesom på den nuværende aftale tager udbuddets design hensyn til, at nogle kommuner har egne indkøbsstrategier på fødevareområdet fx i relation til økologi, støtte af lokale virksomheder samt små og mellemstore virksomheder. Derfor er tilslutningen til aftalen opbygget, så den enkelte kommune, såfremt denne ønsker det, kan differentiere, hvad de enkelte puljer af køkkener forpligter sig til at købe ind på aftalen. 

Det har flertallet af de tilsluttede kommuner valgt at benytte sig af.

Her adskiller den nye aftale sig fra den forrige

Aftalen ligner i store træk den forrige, men på den nye aftale har vi dog sikret, at:

  • De nye POGI-krav på fødevareområdet er indskrevet i materialet
  • Sortimentet i de enkelte hovedproduktgrupper er opdateret
  • Det fremadrettet vil være muligt at købe frisk fisk og drikkevarer (kaffe, te m.v.) på aftalen
  • Kontraktens bestemmelser er blevet opdateret de steder, hvor det var nødvendigt, på baggrund af inputs fra den kommunale projektgruppe.
  • Der er fokus på at minimere madspild

Om sortimentet på aftalen

Det opdaterede sortiment vil omfatte de nedenfor angivne hovedproduktgrupper af økologiske og konventionelle fødevarer. Sortimentet fordeler sig på ca. 5500 varelinjer. 

Hovedproduktgrupperne er:

  • Brød og kager 
  • Fisk (frost og frisk) 
  • Frugt (frisk)
  • Frugt & grønt (frost) 
  • Snitgrønt og -frugt
  • Færdigretter 
  • Grøntsager (frisk) 
  • Kolonial
  • Kød og pålæg 
  • Mejeri 
  • Kaffe og te
  • Drikkevarer

Sortimentet er bl.a. opdateret på baggrund af input fra projektgruppen, kunderne på den forrige aftale samt kommunernes indkøbsdata.

Aftalen er målrettet kommunale produktionskøkkener

Aftalen har til formål at dække behovet for fødevarer i de kommunale produktionskøkkener, hvor den forventede minimumsordrer pr. levering er 1500 kr. Derfor er der en stor variation af pakningsstørrelser i sortimentet.

Ikrafttrædelse 

Aftalen forventes at være klar til brug september 2019.

Projektgruppen

Den kommunale projektgruppe er nedsat og består af repræsentanter fra:

  • Faaborg-Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Nyborg Kommune, (Fællesindkøb Fyn)
  • Varde Kommune, Vejen Kommune (Sydjysk Kommuneindkøb)
  • Frederikssund Kommune (IN: Indkøbsfællesskab Nordsjælland)
  • Haderslev Kommune (Sydjysk Udbuds Samarbejde)
  • Gladsaxe Kommune (Spar5)
  • Odense Kommune (KomUdbud)
  • Slagelse Kommune (FUS: Fællesudbud Sjælland)
  • Viborg Kommune (Jysk Fællesindkøb)
  • Københavns Kommune
  • Ringkøbing-Skjern Kommune

UDBUDSKALENDER
Q1 2018Udbud opstart
22. maj 2018Høringsperiode starter
19. juni 2018 kl. 12.00Høringsperiode udløber
14. september 2018Tilslutningsperiode starter
12. oktober 2018Tilslutningsperiode udløber
30. januar 2019Offentliggørelse af udbudsmateriale
14. marts 2019, kl. 00.30Tilbudsfrist
Ultimo maj 2019Tildeling
September 2019Forventet ikrafttrædelse
Kort opsummering - udbud
Teaser
Anvendelse - udbud

Kontakt SKI

Billede
Alicja Christiansen
Beskrivelse
Udbudskonsulent, Udbudsansvarlig
Navn
Alicja Christiansen
Email
ac@ski.dk
Telefon
41 19 71 93
Billede
Kundeservice
Beskrivelse
Kundeservice
Navn
Kundeservice
Email
kundeservice@ski.dk
Telefon
33 42 70 00