​Tidligere brugte indkøbsfunktionen i Rudersdal Kommune ca. 70 pct. af ressourcerne på vareområdet. Men en kategoriopdeling tydeliggjorde, at 80-85 pct. af kommunens forbrug rent faktisk gik til tjenesteydelser – og det førte til et markant skift i fokus. Indkøbschef Charlotte Vibe Seeberg fortæller:

”Som mange andre steder har compliance også fyldt en del hos Rudersdal Kommune. Compliance handler om at få realiseret den gevinst, der er på aftalen. Men hvis vi vil hente flere penge til kommunen, får vi mest ud af at sætte ind på de områder, hvor forbruget er størst. Vores kategoriopdeling viser, at en fokuseret indsats på udvalgte tjenesteydelsesområder giver betydelig mere værdi for kommunen.​” Hun fortsætter:

​”Vi arbejder ud fra den grundtanke, at vi har SKI til at lave aftaler på vareområdet, og at vi ikke skal lave dobbeltarbejde. Vi skal ud og lave de borgernære aftaler, som andre ikke kan lave for os. Synligheden i kategoriopdelingen gør, at vi ikke længere løber efter de små penge – men går efter de områder, hvor der bliver brugt mange flere penge.”

Rudersdal Kommune har brugt styringsmodellen ’kategoristyring’ til at skabe overblik og identificere indkøbsfunktionens nye fokusområder:

”Tidligere har vi primært kigget på, hvem der køber ind og ikke så meget, hvordan vi får skabt den bedste konkurrence og det bedste samlede forbrug. Det gør vi nu ved hjælp af kategoritræet, hvor kommunes årlige forbrug på 1,4 mia. kr. er inddelt i 16 forbrugskategorier. Et eksempel er uddannelsesområdet. Tidligere ville vi have delt køb af efteruddannelse til medarbejdere og specialundervisning af børn op i to områder. De er nu samlet i én kategori, hvor vi ser på det samlede forbrug, og på hvordan vi sikrer bedst mulig forbrugsstyring på denne type forbrug. Når man implementerer kategoristyring som styringsramme, vil der automatisk være områder, som vi ikke nødvendigvis regnede med, at der skulle bruges meget tid på, som nu ryger op i top fem-forbrugskategorier, og der derfor skal stilles skarpt på,” siger Charlotte Vibe Seeberg.

       Rudersdal Kommunes kategoritræ

Udbudskonsulenter agerer også forretningskonsulenter

Til hver kategori laver indkøbskontoret en tilhørende kategoristrategi og vurderer, om der skal laves et kategorioptimeringsprojekt. Her tages der fat i en del af kategorien, hvor en udbudskonsulent over seks måneder zoomer helt ind på forbruget:

”Vi er i fuld gang med to kategorioptimeringsprojekter, og der sidder udbudskonsulenten sammen med fagområdet fire dage om ugen i ca. 6-8 måneder. Sammen med folkene på fagområdet kortlægger udbudskonsulenten blandt andet arbejdsgangene i forbindelse med det forbrug, der kigges på. Vi afdækker interessenterne, hvilke styringsværktøjer - kontraktskabeloner, opfølgningsprocedurer mv. - de har, og hvordan markedet ser ud. Derudover går vores udbudskonsulent også i dialog med de forskellige interessenter - fx styrelser, brancheorganisationer, interesseorganisationer - og indhenter gode råd til, hvordan Rudersdal Kommune kan blive endnu bedre til at købe ind på dette område. Dermed får vi et klart billede af den virkelighed, de befinder sig i. Nu kan vi i fællesskab opstille nogle forbedringspunkter og finde ud af, hvordan vi skal forbedre deres forbrugsstyring” siger Charlotte Vibe Seeberg.

Charlotte Vibe Seeberg uddyber, at dette ofte vil være en blanding af nye procedurer for aftaleindgåelse og – opfølgning, gennemførelse af udbud samt forhandling af eksisterende kontrakter – alt sammen gjort inden for de 6-8 måneder kategorioptimeringsprojektet varer. Hun understreger, at arbejdet møder stor anerkendelse blandt fagområderne – til trods for, at de går helt tæt på fagområdernes kerneforretning.

Hvis du vil arbejde med kategoristyring, skal du gøre det helhjertet!

Da Charlotte Vibe Seeberg blev bedt om at give et par gode råd til andre, som gerne vil arbejde med kategoristyring, var hendes svar klart:

• Gør det helhjertet! Sørg for at få kategoriseret de forskellige indkøbsområder på den rigtige måde og vær opmærksom på det samlede forbrug - ikke bare forbruget på de enkelte områder.
• Få et eksternt konsulenthus til at bygge kategoritræet op. Hvis man selv kaster sig ud i det, kan man hurtigt blive fanget af det, man plejer at gøre.

Charlotte Vibe Seeberg afslutter: