Region Syddanmark: Vi sparer penge på indkøb uden at gå på kompromis med patienternes velfærd

08-06-2018
Målrettet og fælles indkøb har resulteret i, at regionerne har sparet 1,2 mia. kr. Penge, der kan bruges til at købe mere udstyr til det stigende antal behandlinger på sygehusene. Men hvordan gjorde de, og hvad har de lært?

​Ny, fælles indkøbskultur. Bedre implementering af aftalerne. Forhøjet compliance. Region Syddanmark fortæller her om de afgørende faktorer i indsatsen, der i sidste ende har sparet regionerne for 1,2 mia.kr. Startskuddet lød i 2010, da man tog hul på arbejdet med den første fælles, regionale indkøbsstrategi. Målet var at alle fem regioner samlet skulle spare 1 mia. kr. over fem år.

I Region Syddanmark var fokus klart:


Annette Bjørn, Indkøbschef, Region Syddanmark

”Vi var meget opmærksomme på, at vi skulle have oprettet en fælles indkøbskultur. Vi lavede derfor procedurer for, hvordan der skulle købes ind, og hvordan vi skulle arbejde sammen med sygehusenes fire indkøbsafdelinger, hvor den operationelle del af indkøbet jo ligger”, siger Annette Bjørn, indkøbschef i Region Syddanmark.

I Strategisk Indkøb i Region Syddanmark laver de udbud og koordinerer på tværs i regionen. De implementerer og drifter 600 kontrakter med 150.000 varenumre, yder udbudsjuridisk rådgivning, har ansvaret for regionens indkøbs- og logistiksystem samt kontraktsystem, og så har de en direkte hotline til dem, der sidder og køber ind.

Bedre implementering og varelogistik

Med den store koordinering på tværs stod det dog hurtigt klart, at der var områder, som manglede fokus. Det gjaldt blandt andet implementeringen af aftalerne i organisationen. Ifølge Annette Bjørn skulle der indarbejdes en klar forståelse af, at besparelsespotentialet aldrig ville blive udnyttet optimalt, hvis aftalerne og kontrakterne ikke blev implementeret ordentligt fra start. En god implementering kan nemlig være med til at sikre compliance. Og så skulle logistikken tænkes bedre ind i udbuddene:

”I et udbud kigger vi helt konkret på varen og sammentænker købet og logistikken. Den skal være det rette sted, i den rette kvalitet, til den rigtige pris og tid. Når vi strikker et udbudsmateriale sammen i dag, er vi fuldt ud opmærksomme på at tænke logistikken ind. Vi tager højde for, hvor varen skal leveres og i hvor store mængder, og vi er hele tiden i tæt dialog med logistikafdelingerne, brugergruppen og vi har en tæt dialog med markedet. Og så har vi fokus på at minimere udfordringer i hverdagen – fx at varen ikke har transportskader.”

Da regionerne i 2014 gik ud af den første strategiperiode, havde de mere end nået de lovede besparelser – i alt frigjordes 1,2 mia.kr.

Vi er én virtuel indkøbsorganisation

I dag kører regionerne med en ny strategi. Den indebærer, at regionerne frem mod 2020 skal hente yderligere 1,5 mia. kr. i besparelse. Heldigvis er de allerede langt, og fællesskabstanken er i top. De gode takter fortsætter nemlig, og regionerne har fra 2015-2016 sparet yderligere 661,5 mio. kr.

”I regionerne har vi fået oparbejdet en god kultur med at arbejde og udvikle sammen. Fællesskabstanken er ikke længere fjern fra os, som den var i den første strategiperiode. Tidligere var det mere tilfældigt, om man satte sig sammen med en kollega fra en anden region og lavede et fællesudbud. Vi er nu meget mere strategiske med udvælgelse af områder, vi laver fælles udbud på, og vores arbejdsgrupper har en fast proces. Vi er blevet én virtuel indkøbsorganisation”, forklarer Annette Bjørn.

Vi er nu meget mere strategiske med udvælgelse af områder, vi laver fælles udbud på, og vores arbejdsgrupper har en fast proces. Vi er blevet én virtuel indkøbsorganisation”​

 

Til at understøtte dette har regionerne dannet RFI (Regionernes Fælles Indkøb), som er en samarbejdsmodel, hvor regionerne i fællesskab udfører udbud og indkøb på vegne af hinanden og derved sikrer stordriftsfordele.

”Vi kører efter et følg eller forklar-princip, som betyder, at alle udbud som udgangspunkt skal ske i fællesskab, med mindre der er en rigtig god grund til ikke at gøre det. Udbuddet gennemføres da af én region på vegne af de øvrige. Til det har vi fælles procedurer, skabeloner, beslutningsgrundlag, metoder, mv. Det sikrer et effektivt og vellykket samarbejde med en fælles indkøbsstrategi og fuld opbakning,” fortæller Annette Bjørn.

Patienten er altid i fokus

Afslutningsvist understreger Annette Bjørn vigtigheden af at have et fokus på forretningen og hele tiden spørge: ’Hvem er det, vi er til for? Hvilken værdi giver vi, og hvad bidrager vi med?’:

”I jagten på besparelser har vi 100 procent fokus på patienterne og går aldrig på kompromis med noget, der omhandler deres velfærd. Derfor fylder dagligdagen derude meget hos os.” ​​​​​​​​​​​​​​

Fakta om Regionernes Fælles indkøb

De fem regioner køber årligt ind for over 40 milliarder kroner. Regionernes indkøb omfatter alt fra hospitals- og operationsudstyr til implantater, lægelige artikler, kontorartikler, fødevarer, ambulancetransport og vinduespudsning.
RFI’s formål er at sikre, at flere og flere af disse varer og tjenesteydelser købes ind i fællesskab.