Mere tid til kerneopgaven ved at italesætte værdien af e-handel

11-10-2017
E-handel kan være ukendt terræn, når man ikke arbejder professionelt med indkøb. Men i Hjørring Kommune har de med beregninger af procesomkostninger ved indkøb og konkrete eksempler opnået mere e-handel hos de decentrale institutioner.

I 2013 valgte Hjørring Kommune at sætte fokus på e-handel. Beregninger viste, at ca. halvdelen af kommunens samlede fakturamasse på varekøbsområdet var e-handelsegnede. Det svarede til et besparelsespotentiale på 9,145 mio. kr. Det var startskuddet til en rejse mod mere e-handel:

”Efter et par år, hvor vi arbejdede med at indføre e-handel i kommunen, følte vi i 2016, at organisationen var moden til at tage den skridtet videre. Vores controller begyndte at kigge på alle de procestrin, som knytter sig til et indkøb. Han identificerede tre overordnede trin forbundet med et indkøb – selve indkøbet, varemodtagelsen og betalingen. Til hvert trin knytter sig forskellig adfærd fx at finde produktet, kørsel, videresende bon’er og bogføring. Hvert procestrin blev kapitaliseret ud fra forbrugt tid og lønniveau, og det dannede grundlag for vores besparelsesberegninger,” siger Ann Skougaard Dyhr, der er afdelingsleder i Hjørring Kommune.

Sådan indfries de lavthængende frugter

Kommunikation, personlig opfølgning og tættere samarbejde med forvaltningerne er nogle af de initiativer, som Hjørring Kommune har iværksat for at øge graden af e-handel og få mere tid til kerneopgaverne i kommunernes institutioner: 


Ann Skougaard Dyhr, afdelingsleder,
Hjørring Kommune

”Vi begyndte at italesætte værdien ved effektivt indkøb via e-handel overfor lederne i de decentrale institutioner, og vi satte fokus på, hvilke konkrete gevinster de kunne opnå ved e-handel. Hovedbudskabet var, at de ansatte sparer en masse tid ved at ændre indkøbsadfærden til mere e-handel. Tid som vil gå til kerneopgaverne,” fortæller Ann Skougaard Dyhr.  

Ud over kommunikation med de decentrale enheder følger Hjørring Kommune løbende op. Der udsendes kvartalsvise compliancerapporter til institutionerne, og 2-3 gange om året drøfter indkøbskontoret optimering og effektivisering af indkøb med kommunens forvaltninger. På særlige områder yder indkøbskontoret en ekstra indsats. Ann Skougaard Dyhr uddyber:

”På de områder, hvor vi har identificeret, at der er lavthængende frugter, sætter vi ekstra ind. Det gælder bl.a. på skolerne, fordi der ofte er mange forskellige mennesker involveret i indkøbet, og der handles mange produktgrupper. Vi inviterer os selv på besøg. Vores controller mødes med de relevante personer og gennemgår institutionens indkøbsadfærd. Han fremviser konkrete beregninger, kommer med forslag til, hvordan de kan blive bedre og fortæller, hvad det ville betyde for dem, hvis de havde handlet bare 50 pct. af det indkøbte via e-handel. Det kunne fx være, at de ville have sparet tid - svarende til to månedslønninger. Tid som er gået fra deres kerneopgaver. Det er noget, alle kan forstå”. 

Læring – adfærdsændringer tager tid

I Hjørring Kommune har de på indkøbskontoret erfaret, at fælles forståelse og tid er nøglen til at få ændret indkøbsadfærden:

”Vi har oplevet en markant stigning af e-handel i vores kommune, efter vi er begyndt at italesætte værdien ved e-handel, men udviklingen er bestemt ikke kommet over natten. Det er vigtigt at have respekt for, at institutionernes kerneopgave ikke er indkøb. Det er et område med stort potentiale, og derfor bruger vi tid på at vise dem formålet og vigtigheden ved effektive indkøb. Det tager tid at ændre adfærd, men vi mærker i højere grad, at de decentrale institutioner selv kontakter os, fordi de har identificeret et potentielt område for e-handel, så vi er blevet taget godt imod. Vi har også erfaret, at når den gode historie er der, så spreder rygtet sig,” afslutter Ann Skougaard Dyhr.​​​​​​​​​​​​​​​

Fakta om e-handel i Hjørring Kommune

  • I 2013 begyndte Hjørring kommune at implementere e-handel.
  • I 2016 begyndte kommunen at italesætte værdien ved mere e-handel.
  • Indkøbsprocessen inddeles i tre faser:
    • Indkøb
    • Varemodtagelse
    • Betaling
  • For Hjørring Kommune blev procesudgifterne for køb i butik beregnet til 366 kr. pr. indkøb. Køb via telefon eller mail er beregnet til 195 kr. pr. indkøb, mens køb via e-handel står i 100 kr. pr. indkøb.
  • Hjørring Kommunes estimerede procesbesparelsespotentiale er ca. 9,145 mio. kr. 

Giv os et tip! Hvem vil du gerne læse om i næste stafet?

I dette nyhedsbrev sendte vi stafetten til Hjørring Kommune, der igennem en årrække har haft fokus på e-handel og har opnået gode resultater. Men hvem kunne du tænke dig at læse om næste gang? 

Giv os et tip på kto@ski.dk