Københavns Kommune: Fokus på en god implementering af aftalerne har rykket compliance til over det dobbelte på kun et år

27-06-2018
Københavns Kommune arbejder målrettet med compliance på managementaftaler. Her fortæller Contract Manager Eva Seest Dinesen om, hvordan workshops og efterfølgende vejledning har været en god metode til at implementere aftalerne.

​På knap et år har Københavns Kommune rykket sin compliance på brugen af managementaftaler fra 15 til 43 procent. Eva Seest Dinesen, der er Contract Manager i Københavns Ejendomme & Indkøb, har været drivkraften bag. Hun fortæller her om vejen til en højere compliance:

”Det første, jeg gjorde, var at følge pengestrømmen: Follow the money. Jeg dannede jeg mig et overblik over, hvem der havde brugt flest penge på managementaftalerne indenfor de sidste to år. Jeg inviterede personerne ind til en workshop og underviste dem i, hvordan man køber ind på aftalerne,” fortæller Eva Seest Dinesen.

Københavns Kommune bruger SKI-aftalerne 17.11 Managementsupport og 17.13 Managementkonsulentydelser, og derfor blev SKI inviteret med som kontraktuel bistand på workshoppen. Deltagerne skulle lære at opstille milepæle og tage ejerskab for deres indkøb:

Indkøberne skal se et køb som en udviklingsproces, hvor tingene kan ændre sig over tid. Det kan godt være, at vi troede én vej var den rigtige, men vi kan blive klogere undervejs i processen, og så skal der rettes ind".

 

”Indkøberne skal se et køb som en udviklingsproces, hvor tingene kan ændre sig over tid. Det kan godt være, at vi troede én vej var den rigtige, men vi kan blive klogere undervejs i processen, og så skal der rettes ind. Derfor har vi indført milepæle, der skal hjælpe til, at man stopper op og evaluerer, inden man går videre,” forklarer Eva Seest Dinesen.

I Region Hovedstaden har de også flere gange benyttet SKI’s aftale på managementsupport. Læs her om deres praktiske erfaringer med aftalen.

Indkøbere får hjælp og sparring undervejs

I Københavns Kommune har indkøbere altid mulighed for at blive hjulpet på vej, hvis der opstår tvivl i forbindelse med indkøbet:

”Hvis indkøberen undervejs får brug for det, kommer jeg gerne ud en halv time og tager en snak om, hvordan opgaven med indkøbet kan gribes an, struktureres og hvilke processer, der virker. Jeg husker dem også på, at de til hver en tid kan ringe til SKI, og få hjælp til den kontraktuelle del, hvis det er nødvendigt,” fortæller Eva Seest Dinesen og fortsætter:

”Med indsatsen er bevidstheden om aftalerne blevet større, og vores compliance er hævet betragteligt. I dialogen med indkøberne, oplever jeg ofte, at de siger: Nåh, var det ikke andet end det?”

17.11 Managementsupport
17.13 Managementkonsulentydelser​​​​​​

17.11 Managementsupport

Antal delaftaler:  5
Antal leverandører:  10
Tildelingsform:   Direkte tildeling
Tildelingstid:  Ca. 1-2 dage
Tildelingskriterier:  Kvalitet: 70%
        Pris: 30% 
Pris:  Medgået tid

17.13 Managementkonsulentydelser

Antal delaftaler:  3
Antal leverandører:  7
Tildelingsform:   Miniudbud
Tildelingstid:  1-2 måneder
Tildelingskriterier:  Kvalitet: 60-70 %
        Pris: 30-40 % 
Pris:  Fast pris