Indkøb må aldrig blive de decentrale enheders kerneopgave!

05-11-2018
I Viborg Kommune har ledelsesfokus på indkøb, indkøbsrapporter og kommunikation med de decentrale enheder betydet, at kommunen i dag har en compliance på 90 pct. Her får du opskriften på deres succes.

Fokuseret arbejde med strategisk indkøb har båret frugt i Viborg Kommune. I dag står indkøb højt på ledelsens dagsorden, og kommunens compliance er høj. Indkøbschef Tina Bjørnholt fortæller her, hvordan indkøbskontoret har vækket ledelsens interesse for indkøb: 

”Jo bedre man er til at købe ind, jo flere penge har man til de borgerrettede ydelser. Derfor laver vi besparelsesberegninger, hver gang vi har lavet et udbud, og så gør vi noget ud af at kommunikere det til lederne i kommunen. ’Udbud og Indkøb’ er synlig i Viborg Kommune. Det er et selvstændigt chefområde med reference til økonomidirektøren. Det giver mig god mulighed for at vise værdien af indkøb over for den samlede ledelse,” siger Tina Bjørnholt.

Kreative videoer og direkte kontakt fremmer forståelsen

På indkøbskontoret i Viborg Kommune lever de efter devisen ”indkøb må aldrig blive de decentrale enheders kerneopgave”. Derfor gør indkøbskontoret en del ud af at være i dialog med enhederne:


Tina Bjørnholt, indkøbschef i Viborg Kommune

”Jeg møder alle de nyansatte ledere, når de bliver introduceret til ledelse i Viborg Kommune. Jeg plejer at sige til dem, har I brugt mere end to minutter på indkøb, så skal I ringe til os. Det må aldrig blive deres kerneopgave at købe ind. Derfor stiller vi også en hotline til rådighed, hvor de kan ringe med alle spørgsmål vedr. indkøb. Derudover viser jeg dem en animationsfilm, som på en god måde viser vigtigheden af at bruge kommunens indkøbsaftaler,” fortæller Tina Bjørnholt.

Videoen er lavet i samarbejde med animationsskolen i Viborg og kan ses her​

I løbet af november udkommer Viborg Kommune med en ny animationsvideo, der handler om transaktionsomkostninger. Den skal vise, hvor meget det reelt koster kommunen, at en ansat fx kører i Bilka og handler i stedet for at e-handle.

Kontraktstyring og kommunikation giver høj compliance

Indkøbsafdelingens egen opgørelse af kommunens complianceniveau viser en compliance på 90 pct. Afdelingen, som består af 10 medarbejdere, kommer ikke sovende til de flotte tal:

”Udover et udbudsteam består afdelingen af et kontraktstyringsteam. Deres ressourcer er dedikeret til kontraktstyring. De holder styr på e-kataloger, priser, mv. Og de er også opmærksomme på, hvis ikke der købes ordentligt ind hos enhederne,” fortæller Tina Bjørnholt og fortsætter:

Kommunikation er altafgørende for høj compliance, og derfor skal vi hele tiden være i dialog​

”Kommunikation er altafgørende for høj compliance, og derfor skal vi hele tiden være i dialog. Køber en enhed ikke ordentligt ind, følger vi op med dem. Oftest sker fejl på grund af uvidenhed. I første omgang prøver vi derfor at appellere til deres egen motivation ved at vise, hvordan de kunne have sparet en masse penge. Det hjælper som regel, og ellers drøfter vi det på ledelsesniveau,” afslutter Tina Bjørnholt.

Få flere tips til, hvordan du ændrer dine kollegaers indkøbsadfærd her.​​​​​

Giv os et tip! Hvem vil du gerne læse om i næste stafet?

I dette nyhedsbrev sendte vi stafetten til Viborg Kommune, der igennem en årrække har haft fokus på strategisk indkøb. Men hvem kunne du tænke dig at læse om næste gang? 

Giv os et tip på mkf@ski.dk