Fra compliancepoliti til værdsat sparringspartner

25-08-2017
Der er ofte langt fra kommunernes indkøbsafdelinger til de disponenter, der i sidste ende skal bruge indkøbsaftalerne. I Silkeborg Kommune er den afstand blevet kortere efter knap ti år med fokus på compliance. Vi giver stafetten til Silkeborg!
At være indkøbsafdeling i en kommune handler i dag om langt mere end at gennemføre udbud og indgå nye indkøbsaftaler. For det er alt det, der ligger indimellem, der giver aftalerne værdi. Alt det, som giver besparelser, bedre løsninger og mere tid til kerneopgaven. Det ved de i Silkeborg Kommune. 

”På et tidspunkt havde vi lavet et nyt bleudbud. Da aftalen trådte i kraft, opdagede vi i vores første faste opfølgning, at der stort set ikke var blevet handlet på aftalen. Det viste sig, at den gamle leverandør havde lavet en slags abonnementsordning med hver enkelt institution. Derfor havde ingen af dem opdaget, at der var kommet en ny leverandør – de fik jo deres bleer, som de plejede,” fortæller Inger Nyholm, der er controller i Silkeborg Kommune, og som sammen med sin kollega Henriette Høgh Alexandersen har et utal af store og små eksempler på, hvordan det kan gå galt, når nye aftaler bliver implementeret. 

Compliancepakker og faste opfølgninger

I 2008 valgte Silkeborg Kommune Prisme som økonomisystem og implementerede også indkøbsdelen, Prisme Indkøb med e-handel. 

”Med e-handelssystemet fik vi en let tilgængelig og meget værdifuld indsigt i, hvordan der købes ind i vores kommune. Den viden har vi formået at omsætte til konkrete handlinger internt i kommunen og over for leverandørerne, og gennem de seneste knap ti år er det lykkes os at hæve compliance væsentligt. Vi ligger rigtig pænt i dag, og procenterne er stødt stigende,” siger Søren Boisen, der har været leder af Indkøb og Udbud i Silkeborg Kommune et års tid. 

En compliancepakke består som hovedregel af en måling af compliance 1 og 2, e-handelsprocenten, tjek af diverse gebyrer, faktureringer og e-kataloget. 

De konkrete handlinger udspringer af en compliancepakke, som laves i forlængelse af, at en ny aftale træder i kraft – både SKI-aftaler og egne aftaler, forklarer Søren Boisen. Indholdet afhænger lidt af, hvilken type aftale det drejer sig om, men pakkerne består som hovedregel af en måling af compliance 1 og 2, e-handelsprocenten, tjek af diverse gebyrer, faktureringer og e-kataloget. 

”Tit er det de små ting, der skal rettes for at få højere compliance. Det kan være, der mangler billeder af produkterne i e-kataloget, og der kan også være leverandører, der lige skal huskes på, hvilke varer vi har indgået aftale om. Og så er der selvfølgelig også udfordringer med at få vores decentrale indkøbere til at købe rigtigt ind,” siger Henriette Høgh Alexandersen og tilføjer, at de som regel udarbejder en compliancepakke, tre måneder efter en aftale træder i kraft for at kunne rette hurtigt op. Når aftalen har løbet i seks måneder, gentages øvelsen, og afhængigt af resultatet planlægges yderligere opfølgninger. 

Det handler om at lave gode aftaler

Når SKI laver udbud, samler Silkeborg Kommune relevante fagpersoner for at få deres input med, ligesom de på deres egne udbud også nedsætter brugergrupper. For selvom compliance er vigtigt, handler det først og fremmest om at lave gode aftaler, som dækker kommunens behov, understreger Søren Boisen. 

Det bidrager compliancepakkerne også til. I opfølgningerne bliver det nemlig synligt, hvis der er behov, som aftalerne ikke dækker. 


Søren Boisen, leder af Indkøb og Udbud

”Det gør os først og fremmest klogere til næste genudbud. Men det giver os også mulighed for at få forhandlet en god pris på de varer, der måtte mangle, og få dem ind i e-kataloget,” siger Søren Boisen. 

Et andet håndtag, Silkeborg Kommune anvender for at få bedre føling med kommunens indkøbsbehov, er compliancepakker til de enkelte institutioner på tværs af aftalerne. Senest har de lavet pakker til alle kommunens folkeskoler. Resultaterne tager de i dialog med bl.a. skolelederen, og det giver anledning til at få rettet op, hvis der skulle være noget problematisk i skolens indkøbsadfærd. Men ligeså vigtigt er, at de bliver opmærksomme på, hvis der er noget, der ikke fungerer, som skal løses med leverandøren. 

”Og så er det samtidig med til at styrke dialogen mellem os, der sidder på rådhuset, og de mange forskellige institutioner i vores kommune,” siger Søren Boisen. 

Afstanden er blevet kortere

Siden 2008 er Indkøb og Udbud i Silkeborg Kommune vokset fra to indkøbere til 10 medarbejdere, der varetager forskellige opgaver inden for udbud, indkøb, controlling og kontraktstyring. 

"​Der gik nogle år, før det var helt accepteret, at vi ringede rundt og fulgte op, og før disponenterne selv begyndte at ringe til os, når de var i tvivl. Men det lykkedes, og i dag har vi en rigtig god dialog.”​

Henriette Høgh Alexandersen har været med siden 2013. Som controller i afdelingen er hun en af dem, der udarbejder compliancepakker og følger op over for leverandører og kommunens egne institutioner. Sidstnævnte er en opgave, der ikke altid har været lige populær. 

”I starten var der mange, der mente, at vi kunne bruge tiden bedre i kommunen end at gå rundt og tjekke op på vores egne. Vi blev faktisk opfattet lidt som et internt politi. Der gik nogle år, før det var helt accepteret, at vi ringede rundt og fulgte op, og før disponenterne selv begyndte at ringe til os, når de var i tvivl. Men det lykkedes, og i dag har vi en rigtig god dialog,” siger Henriette Høgh Alexandersen, mens Inger Nyholm tilføjer: 

”En af grundende til, at vi er kommet så langt, er, at vi har fået styrket dialogen. Det kommer sig dels af, at vi har fået flere ressourcer og dels, at vi har oparbejdet rutiner og udarbejdet mailskabeloner, vi kan bruge, hvis en institution fx køber ind uden for en aftale. Det frigør tid til, at vi proaktivt kan gøre opmærksom på, hvordan vi kan hjælpe. Fx får alle nye ledere i kommunen en velkomstmail fra os, og vi kan se, at det virker, for vi får mange gode inputs retur fra dem.” 

Sidste skud på stammen i Indkøb og Udbud er en e-handelskonsulent, der startede 7. august. Formålet er at gøre afstanden endnu kortere. Den nye medarbejder er allerede godt i gang med at forberede besøgene på de forskellige institutioner, og tanken er, at han skal hjælpe til med stort og småt i forbindelse med de daglige indkøb, så de små fejl bliver fanget, før de sker. 

”Vi bruger mange ressourcer på compliance, men vi kan se, at det betaler sig. Vi ligger rigtig fornuftigt, og særligt på varekøb er vi blevet ret skrappe til implementeringen. Men vi kan altid blive bedre, og vi er spændt på at se, hvilke resultater det giver med en udkørende e-handelskonsulent,” afslutter Søren Boisen.​

Fakta: Compliance

Compliance kan defineres og måles på mange måder. Begrebet compliance kommer af det engelske to comply; at overholde eller indvillige, og kan anskues som et udtryk for:

  1. I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber ind hos den leverandør, som aftalen er indgået med (ofte kaldet Compliance 1).

  2. I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber de varer, der er konkurrenceudsat på aftalen (ofte kaldet Compliance 2).

Giv os et tip! Hvem vil du gerne læse om i næste stafet?

I dette nyhedsbrev sendte vi stafetten til Silkeborg Kommune, der igennem en årrække har haft fokus på compliance og har opnået gode resultater. Men hvem kunne du tænke dig at læse om næste gang? 

Giv os et tip på kto@ski.dk