Få DTU's opskrift på høj compliance: Målrettet kommunikation og tæt opfølgning

13-03-2019
Grundig implementering af nye rammeaftaler er afgørende for at opnå succesfuld compliance. Det ved de på DTU. Efter en intensiv implementeringsindsats har de i dag landets højeste compliance på aftalen om laboratorieartikler.

Aftalen trådte i kraft for godt et år siden. SKI har bedt Category Manager hos DTU, Rikke Kjeldsmark Nielsen, gøre status og fortælle om vejen til den høje compliance.  

”Kommunikér direkte med de decentrale indkøbere”

Fra start havde DTU fokus på en effektiv implementering af aftalen. Rikke Kjeldsmark Nielsen fortæller:


Rikke Kjeldsmark Nielsen, Category Manager, DTU

”Udfordringen hos os er, at vi har hundredvis af decentrale indkøbere ude i institutterne, og det kan være svært at nå alle de relevante indkøbere. Så da vi skulle implementere laboratorieaftalen, gjorde vi meget ud af at få kommunikeret ud til alle institutter omkring den nye aftale. Vi afholdte informationsmøder og leverandørudstillinger, hvor laboranter blev introduceret til aftalen og kunne møde de kommende leverandører. Derudover gjorde vi brug af en række ambassadører i hvert enkelt institut, som kunne videreformidle budskabet om den nye aftale.”

Konverteringslister lettede overgangen til nye leverandører

Ifølge Rikke Kjeldsmark Nielsen var det dog udarbejdelsen af konverteringslister, der var en af de vigtigste årsager til, at DTU kom godt i mål med implementeringen:

”Det er en rigtig stor opgave at skifte leverandører, da brands og produkter ikke nødvendigvis er ens på tværs af leverandørernes sortiment. Så vi udarbejdede konverteringslister i samarbejde med de nye leverandører. De gav os et overblik over de produkter, vi havde købt hos de hidtidige leverandører, og hvilke tilsvarende produkter vi kunne købe hos de nye. Det gjorde opgaven med at skifte leverandører meget nemmere,” siger Rikke Kjeldsmark Nielsen.

Opfølgning er ikke gjort med et nyhedsbrev

Og så er det selvfølgelig vigtigt hele tiden at følge op på, hvordan det går med aftalen, understreger Rikke Kjeldsmark Nielsen:

”Det er ikke et spørgsmål om at sende et nyhedsbrev ud, og så lade det være ved det. Man er nødt til løbende at følge op på, hvem det er, der køber ind uden for aftalen. Så må man tage dialogen med dem og hjælpe dem på vej. Så det handler om opfølgning, opfølgning og opfølgning.”​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Compliance kort fortalt

Compliance kan defineres og måles på mange måder. Begrebet kommer af det engelske ”comply” og kan anskues som et udtryk for:
1) I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber ind hos den leverandør, som aftalen er indgået med
2) I hvor høj grad brugerne af en indkøbsaftale køber de varer, der er konkurrenceudsat på aftalen