Dialog om e-handel skaber kulturændring i Holbæk Kommune

01-10-2018
Effektivt indkøb står højt på dagsordenen i Holbæk Kommune. Det store fokus på at spare er kommet e-handlen til gode. Læs, hvordan Holbæk Kommune er kommet tættere på indkøberne og har opnået en fælles forståelse for at spare penge på e-handel.

”Vi skal ikke blot være dem inde på kommunen – de skal kende os,” fortæller Maria Grønbæk på Temadag om offentlig e-handel, som SKI netop har afholdt to steder i landet.

Maria Grønbæk, der til daglig er e-handelskoordinator i Holbæk Kommune, gæstede arrangementet i København for at fortælle om, hvordan de arbejder med e-handel i Holbæk Kommune.


Maria Grønbæk, e-handelskoordinator i
Holbæk Kommune.

Stramme budgetter var i 2016 medvirkende til, at der blev formuleret en strategisk målsætning, der lød: Holbæk Kommune skal agere som en professionel indkøbsorganisation. Holbæk Kommune skiftede i samme ombæring e-handelssystem for at understøtte den strategiske tilgang.​

Men hvordan får man sin kommune til at agere efter en strategisk målsætning?

Dialog er med til at skabe kulturændring

For at ændre adfærden i indkøbskulturen i Holbæk Kommune valgte Maria Grønbæk sammen med udbudskonsulenten inden for det pågældende område at tage ud til de enkelte enheder i kommunen for at vejlede dem i indkøb:

”E-mails og nyhedsbreve er ikke vejen frem. Vi er nødt til at gå i dialog med vores decentrale indkøbere. Derfor tager vi ud i børnehaverne og på skolerne og spørger, hvordan vi kan hjælpe. Med tal viser vi dem også, hvordan de har brugt deres penge. Vi er interesserede i at vide, om de tal, vi kan se inde hos os, stemmer overens med virkeligheden derude,” fortæller Maria Grønbæk og fortsætter:

”Vi spørger ind til, hvordan de køber ind, og hvordan aftalerne dækker deres behov. Vi får også afdækket, om de bruger aftaler, vi ikke har i vores e-handelssystem. Det skal slet ikke ses som en løftet pegefinger, men blot som en dialog, der skal være med til at gøre det nemmere.”

E-mails og nyhedsbreve er ikke vejen frem. Vi er nødt til at gå i dialog med vores decentrale indkøbere.​


E-handel skal være nemt

”Vi giver indkøberne en forståelse for, hvorfor vi bruger aftalerne, hvorfor vi bruger e-handel, og hvordan vi på den måde sparer penge” siger Maria og uddyber: 

” E-handelssystemet skal gøre det nemt at e-handle. Det skal være nemt at finde de ønskede varer. Der skal være tilstrækkelig information om varerne, og det skal være nemt at modtage varer og betale fakturaerne.”

Vi er til for at lette indkøbernes hverdag

Hvis der alligevel er noget, medarbejderne ikke kan finde i e-handelssystemet, skal de ringe til indkøbskontoret for at bede om hjælp – de skal ikke tage fat i leverandøren. På den måde fastholdes dialogen og brugen af e-handlen, når det er Maria Grønbæk selv, der får indblik i sine kollegers udfordringer og kan guide dem videre:

”Vi er til for at lette indkøbernes hverdag. Vi skal hjælpe med at give dem de bedste forudsætninger for at foretage deres indkøb korrekt.”​

E-handlen slår rekord i 2018

Og det går rigtig godt med e-handlen i Holbæk Kommune – faktisk bedre end nogensinde før:

”Vi satte e-handelsrekord i juni 2018 med en omsætning på 1,8 mio. kr.,” afslutter Maria Grønbæk.​​​​​​​​

Fakta om Holbæk Kommune

  • 71.000 indbyggere
  • 4200 medarbejdere
  • Indkøbsafdeling med 10 medarbejdere
E-handel
  • Samlet fakturamasse på ca. 109.000 fakturaer i 2017
  • Heraf var ca. 14.000 e-handelsfakturaer
  • Svarer til ca. 13 % af den samlede fakturamasse (31 % på børne- og ungeområdet)
  • Indkøb på 200 aftaler
  • Der e-handles på 45 af aftalerne.

Kontakt SKI

Søren Ingemann-Olsen
Chef for e-handel og digitale services
T . 21 66 34 95
Peter Borg L. Andersen
E-handelskoordinator
T . +45 22 21 73 61