Mange virksomheder er interesserede i at blive valgt som SKI-leverandører, men ikke alle er klar over, hvordan de bliver det. Her får du et overblik over den grundlæggende fremgangsmåde.

Teksten beskriver en typisk udbudsproces, men det enkelte udbud kan afvige. Det er derfor altid det konkrete udbudsmateriale, der gælder.

1: Hold jer orienteret

En virksomhed bliver SKI-leverandør ved at kvalificere sig, når SKI sender en rammeaftale i EU-udbud. Derfor er det vigtigt at holde øje med SKI’s udbudskalender. Her kan du se, om / hvornår vi udbyder din virksomheds ydelser eller produkter. Du kan også holde øje med hjemmesider som udbudsvagten.dk og mercell.dk, der giver overblik over udbud på forskellige områder, både fra SKI og andre udbydere. Du kan også tilmelde dig info om kommende SKI-udbud på jeres område her.

2: SKI offentliggør et nyt udbud på jeres område

Når SKI formelt offentliggør et udbud, bliver udbudsmaterialet tilgængeligt via SKI’s elektroniske udbudssystem. Udbudsmaterialet indeholder oplysninger om, hvilke varer eller ydelser, udbuddet dækker, tildelingskriteriet, samt hvilke underskriterier, SKI vægter (fx pris, kvalitet etc.). Materialet indeholder også alle procedurer og indtastningsskemaer for udbuddet.

3: Orienteringsmødet

SKI indkalder til et orienteringsmøde, ofte kort tid efter offentliggørelsen af udbuddet. Mødet er meget vigtigt at deltage i, da det gennemgår hele udbudsforløbet, inkl. alle procedurer. Det giver både overblik over, om udbuddet er noget for jer, og grundig information om at gennemføre udbudsprocessen korrekt.

Mødet afholdes ofte både i Jylland og på Sjælland.

Efter mødet kan I finde præsentationen på ski.dk - den vil ligge på siden med tidsplanen for det konkrete udbud. Du finder links til de enkelte udbuds tidsplaner på udbudsoversigten.

4: Udbudsperioden

I udbudsperioden sætter I jer ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer, og udfylder derefter tilbudsskemaerne med jeres konkrete tilbud. Perioden varer omkring 40 dage, og indtil cirka midtvejs har I mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål bliver anonymiseret, og SKI’s svar kan findes i udbudssystemet ca. tre dage efter spørgefristens udløb.

5: Tilbudsfristen

Cirka 40 dage efter offentliggørelsen er der tilbudsfrist. Det er deadline for udfyldelse af tilbudsskemaerne om virksomheden og jeres konkrete tilbud, som I vil blive vurderet på efter SKI’s vægtede kriterier.

6: SKI’s evaluering

SKI evaluerer dernæst de indkomne tilbud. Det tager omkring tre uger. Jeres tilbud resulterer i et tal, kaldet jeres score, der er beregnet på baggrund af jeres besvarelser i tilbudsskemaerne, fordelt på de vægtede tilbudskriterier. De deltagende virksomheder vælges i rækkefølge efter deres score, fra højest til lavest, til antallet af valgte virksomheder er tilstrækkeligt. De valgte virksomheder kan dermed kalde sig SKI-leverandører.

7: Resultatet

Umiddelbart efter afgørelsen modtager I resultatet på e-mail. Hvis I har kvalificeret jer, får I kort herefter en invitation til et kick off-møde om aftalen, hvor I får information om mulighederne som SKI-leverandør fremadrettet.

8: Samarbejdet med SKI i kontraktperioden

SKI’s rammeaftaler løber typisk fra 2 til 4 år, og når en leverandør er valgt på en SKI-aftale, vil leverandøren og SKI derfor samarbejde i denne periode.

Som leverandør vil du blive tilknyttet en konsulent hos SKI. Du vil blive inviteret til et opstartsmøde med konsulenten, samt flere årlige statusmøder med henblik på at opnå de ønskede resultater.