Når du skal anvende rammeaftalen sker det ved at tildele en leveringsaftale til den leverandør, der evalueres til at have det bedste tilbud i forhold til den konkrete anskaffelse. En leveringsaftale er den kontrakt, der indgås mellem dig som kunde og leverandøren, og som vedrører det du som kunde står overfor at skulle købe.

Leveringsaftalen indgås direkte mellem dig som kunde og leverandøren. Du har som kunde ingen forpligtelse til at informere SKI om dine indkøb, men du skal være opmærksom på, at det er dit ansvar som kunde at sikre, at de leveringsaftaler du indgår med SKI leverandører er indgået i overensstemmelse med udbudsreglerne. Det vil sige, at du skal sikre dig, at den tildeling, du foretager, følger de retningslinjer for enten direkte tildeling eller miniudbud, som fremgår af rammeaftalens bilag. Du kan læse mere uddybende om de to former for tildeling i de dertil udarbejdede vejledninger vedr. direkte tildeling og miniudbud.

Vejledningerne findes på www.ski.dk/publikationer

Valg af tildelingsform:

Når du skal tildele en leveringsaftale til en leverandør, skal du indledningsvist afklare hvorvidt du skal anvende direkte tildeling eller miniudbud som tildelingsform. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at der ikke er frit valg mellem de to former for tildeling. I langt de fleste tilfælde vil det fremgå af rammeaftalebilag 08, hvornår man skal anvende den ene hhv. den anden form for tildelingsform. I de tilfælde, hvor det ikke fremgår af bilag 08 er udgangspunktet, at anskaffelser der kan indkøbes på præcis de vilkår der er fastlagt i forbindelse med rammeaftalen skal foretages som direkte tildeling, hvorimod køb, der samtidig indebærer en ændring af vilkår vil skulle indkøbes efter afholdelse af et miniudbud.

Det er ikke alle vilkår der kan ændres i forbindelse med miniudbud, men typiske vilkårsændringer der kan berettige til et miniudbud kan fx være:

-          Behov for skærpelse af leveringsbestemmelser

-          Behov for bonus / bod

-          Behov for fast pris i en aftale der ellers er forbrugsafregnet

Hvis du er i tvivl om valg af tildelingsform efter at have læst bilag 08, kan du kontakte SKI.

SKI anbefaler at du som offentlig ordregiver udfærdiger et tildelingsnotat i forbindelse med tilbudsevalueringen og den efterfølgende tildeling, som beskriver processen og konklusionerne der træffes undervejs. Notatet kan efterfølgende opfylde forvaltningslovens dokumentationskrav.

Direkte tildeling:

Udgangspunktet for tildeling på en SKI rammeaftale er direkte tildeling. Når direkte tildeling skal anvendes, skal du i store træk følge nedenstående procedure:

1.
Udarbejd en kravspecifikation

2.
Find den rette ramme- og delaftale

3.
Afklar hvor mange leverandører på aftalen, der potentielt kan levere det ønskede (evt. ved hjælp af en teknisk afklaring)

4.
Foretag en evaluering af alle relevante leverandørers tilbud i forhold til den konkrete anskaffelse

5.
Tildel kontrakten og foretag købet

Ved evalueringen af leverandørernes tilbud er det vigtigt at være opmærksom på følgende:

• Kriterierne som blev anvendt ved indgåelse af rammeaftalen skal anvendes ved evalueringen. Der må hverken slettes eller tilføjes kriterier.
• Den anvendte vægtning af kriterierne skal fastholdes
• Prioriteringen af kriterierne skal fastholdes

OBS: Når du går i gang med din konkrete anskaffelse, se rammeaftalens bilag 8 for de specifikke regler for den relevante rammeaftale.

 Læs også SKI's mere udførlige guide til direkte tildeling

Miniudbud:

I de tilfælde, hvor situationen omkring anskaffelsen gør, at du som kunde skal anvende miniudbud for at foretage din anskaffelse, skal du i store træk følge nedenstående procedure.

1.
Udarbejd en kravspecifikation

2.
Find den rette ramme- og delaftale

3.
Afklar hvor mange leverandører på aftalen der potentielt kan levere det ønskede (evt. ved hjælp af en teknisk afklaring)

4.
Udarbejd og udsend miniudbudsmateriale der indeholder: beskrivelse af det der skal købes, oplistning af minimumskrav, beskrivelse af tildelingskriterier og vægtninger, evalueringsmodel, tilbudsfrist og processen i sin helhed.

5.
Evaluér indkomne tilbud på baggrund af de angivne kriterier og vægtninger.

6.
Tildel kontrakten og foretag købet

OBS: Når du går i gang med din konkrete anskaffelse, se rammeaftalens bilag 8 for de specifikke regler for den relevante rammeaftale.

Ved evalueringen af leverandørernes tilbud er det vigtigt at være opmærksom på følgende:

• Kriterierne som blev anvendt ved indgåelse af rammeaftalen skal anvendes ved evalueringen. Der må hverken slettes eller tilføjes kriterier. Såfremt der i bilag 08 er oplistet særskilte kriterier og vægte for miniudbud er det disse der skal følges.
• Den anvendte vægtning af kriterierne skal fastholdes (såfremt der er oplistet særskilte kriterier for miniudbud, og disse ikke er vægtet, skal du som kunde fastsætte vægtene under overholdelse af den indbyrdes prioritering af kriterierne).
• Prioriteringen af kriterierne skal fastholdes

Vær opmærksom på, at der ikke i udbudsdirektivet er nogle regler for hvor lang tilbudsfrist leverandørerne skal have for at indsende tilbud i forbindelse med afholdelse af et miniudbud. Dog er det således, at du skal sørge for at give en tilbudsfrist der er proportional med anskaffelsens kompleksitet. Dvs. de skal have rimelig tid til at udarbejde tilbud.

SKI har været i udbud for dig

Når du køber gennem en SKI-aftale, behøver din organisation ikke selv at gennemføre et EU-udbud. Det er allerede sket, idet alle SKI´s aftaler er etableret i overensstemmelse med de EU-direktiver og procedurer, der gælder for større offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser. 

Handelssystemer

Som kunde hos SKI kan du vælge at handle via en e-handelsplads (fx DOIP/Gatetrade, KMD, Rakat) eller direkte via den enkelte leverandørs egne indkøbssystemer.