Tilbuddet om koordinering gælder for selvejende institutioner under Ministeriet for Børn og Undervisning, såfremt der er behov for en koordineret proces, hvor konkurrencekraften udnyttes ved, at en række selvejende institutioner går sammen om fælles indkøb via et miniudbud med en samlet volumen.

Selvom miniudbuddet foregår samlet, indgås der dog særskilte leveringsaftaler for hver selvejende institution med den/de valgte leverandør(er).

Det har vist sig gennem flere koordinerede miniudbud, at være yderst fordelagtigt for de enkelte selvejende institutioner der har deltaget, idet de har opnået særdeles fordelagtige fælles vilkår og priser.

Kort om miniudbud:

Konkurrencen genåbnes som udgangspunkt blandt alle de leverandører, der findes på den pågældende ramme- eller delaftale, men kan afgrænses til de leverandører, der er egnet til at opfylde kundens specifikke indkøbsbehov. 

Adgangen til miniudbud skal naturligvis være i overensstemmelse med den aktuelle SKI-rammeaftale, hvor bestemmelser om tildeling typisk fremgår af kontraktbilag 8.

Miniudbudsprocessen for fælles SKI-koordineret miniudbud

Miniudbudsprocessen består først og fremmest i at få skabt opbakning blandt aktuelle selvejende institutioner til projektet, således at der kommer tilstrækkeligt med tilmeldinger og at konkurrencekraften i institutionernes samlede volumen dermed udnyttes optimalt.

Dette støtter SKI naturligvis op omkring, men det er meget vigtigt, at der også er engagement fra de enkelte institutionsrepræsentanter til at tilrette projektet.

Ved projektets opstart nedsættes der en styregruppe med relevante SKI institutionsrepræsentanter og medarbejdere, som har ansvaret for at få afgrænset projektet samt udarbejdet miniudbudsmateriale, kravspecifikation, evaluering af tilbud m.v.

SKI bistår som tovholder og sekretariat ifm. miniudbuddet, herunder bl.a. udarbejdelse af tidsplan, udbudsmateriale, tilbudsevaluering samt indsamling af data fra institutionerne, men det er vigtigt, at der udpeges en kontaktperson i styregruppen blandt institutionsrpræsentanterne, som har al kontakten med leverandørerne/tilbudsgiverne.

Alt materiale som SKI udarbejder skal godkendes af Styregruppens institutionsrepræsentanter, idet det er de enkelte institutioner der har beslutningskompetencen og desuden også er ansvarlige i forbindelse med eventuelle klagesager fra leverandører vedrørende tildeling af kontrakt.

Det er som udgangspunkt institutionernes opgave at få udarbejdet en kravspecifikation der beskriver institutionernes indkøbsbehov, idet det er de selvejende institutioner, der bedst kender det konkrete indkøbsbehov.

SKI bistår gerne med sparring og videndeling i forhold til kravspecifikationen.

 Oversigt over opgave-, rolle- og ansvarsfordeling under SKI-koordineret miniudbud