Når du anvender SKI's rammeaftaler til indkøb, skal du i nogle situationer genåbne konkurrencen blandt leverandørerne ved at gennemføre et såkaldt miniudbud.
Ved miniudbud konkurrenceudsætter du (herefter 'kunden') dit indkøb blandt alle relevante leverandører på rammeaftalen, ud fra de under- og delkriterier, der fremgår af aftalen.
SKI har oprettet et inspirationshæfte med bilag, der kan bruges som udgangspunkt for et miniudbud.
Hent inspirationshæftet inkl. alle bilag - klik her
Kort fortalt: sådan gennemføres et miniudbud på en SKI-rammeaftale
Proces:
1: Kunden opgør sit indkøbsbehov (typisk en given opgave/opgavetype) og udarbejder miniudbudsmaterialet (Opfordringsskrivelse/mail – Generelle vilkår – kravspecifikation – spørgeskema/tilbudsliste – evt. supplerende oplysninger).
|
|
|
Klik for at forstørre grafikken | |
2: Kunden sender miniudbudsmaterialet til leverandørerne, med beskrivelse af processen og herunder tilbudsfrist.
3: Kunden skal forespørge alle relevante kontrakt-leverandører. Normalt alle på den pågældende delaftale.
4: Leverandørerne afgiver tilbud i overensstemmelse med rammeaftalen og miniudbudsmaterialet.
5: Kunden vælger den bedste leverandør ud fra de kriterier og vægte, der fremgår af miniudbudsmaterialet.
6: Kunden meddeler resultatet skriftligt til tilbudsgiverne og gennemfører eventuelt ”frivillig stand-still” (anbefales) og indgår herefter aftalen med den valgte leverandør.
Formkrav og anbefalinger til et miniudbud på en SKI-rammeaftale
Formkrav:
- Skriftlighed (”snailmail” eller e-mail med vedhæftede filer)
Anbefalinger:
- Gennemfør dine indledende overvejelser
- Opvejer de ekstra fordele den ekstra indsats?
|
Teksten på denne side er tænkt som en generel indføring i begrebet miniudbud. Det er altid den konkrete rammeaftales bestemmelser, du skal bruge ved din konkrete anskaffelse.
Du finder rammeaftalernes fulde ordlyd, inkl. alle bilag, på www.netindkoeb.dk | |
- Hvilke interessenter skal involveres og hvordan?
- Ledelse
- Fagfolk til udarbejdelse af kravspecifikationen
- Disponenter, der skal bruge aftalen
- Udarbejd en realistisk tidsplan
- Vær i god tid og gør ikke processen mere bureaukratisk end nødvendigt
- Udarbejd hele miniudbudsmaterialet forud for igangsættelse af miniudbuddet
- Vær omhyggelig med udarbejdelsen af kravspecifikationen
- Efterspørg kun det ønskede, herunder eventuelle tillægsydelser
- Vær så præcis som muligt
- Indlæg en spørgsmål/svar – periode
- Gennemfør en frivillig ”stand-still”. (bemærk, at længden afhænger af, om der anvendes elektronisk tildelingsmeddelelse eller meddelelsen sker via brev)