Fordele ved at købe gennem rammeaftalen

• Delaftale 1 (forbrugerelektronik) indeholder et bredt sortiment til
  lave priser. Når du benytter aftalen, er du samtidig sikker på at overholde udbudsreglerne.
• På delaftale 2 (professionelt AV- og undervisningsudstyr) er der mulighed for at købe konsulentydelser til design af arkitekturen, så løsningerne kan integreres og udstyret interagere og ”tale sammen”. Du kan således designe, installere, implementere, vedligeholde og drifte produkterne med en samlet pakkeløsning hos samme leverandør.
• Priserne er laveste ugepris. Det vil sige, at leverandørernes prislister altid afspejler et aktuelt lavt niveau.
• Leverandørlisten på rammeaftalen er bredt sammensat og omfatter både leverandører med et bredt sortiment og mere nicheprægede leverandører, der har specialiseret sig inden for et område.

Sådan anvender du aftalen

For denne rammeaftale gælder det, at der kan foretages direkte tildeling og miniudbud på både delaftale 1 og 2. Se rammeaftalens bilag 8 for retningslinjer om, hvornår tildelingsformerne skal benyttes, og hvordan rammeaftalen i øvrigt anvendes.

Det typiske forløb omfatter fire trin:

1. Undersøg, hvilke leverandører der er valgt ind, og som kan levere de ønskede produkter og ydelser.

2. Vælg direkte tildeling eller miniudbud:

• Direkte tildeling: Du kan vælge at tildele opgaven direkte til den leverandør, der har det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvis din kravsspecifkation omfatter de samme krav som rammeaftalens kravsspecifkation. Udfyld eventuelt formularen “Skabelon til notat om valg af leverandør” for at begrunde dit valg af leverandør.
• Miniudbud: Du skal gennemføre et miniudbud, hvis dine krav afviger fra rammeaftalens konditioner. Rammeaftalebilag 8 beskriver, hvornår du kan og skal gå i miniudbud. Det indeholder også de evalueringskriterier, du skal anvende.

3. Vurdér, om dit køb er af simple produkter eller komplekse løsninger:

• Simple anskaffelser: Ved simple anskaffelser kan du bruge bestillingsformularen på www.netindkoeb.dk eller bestille via e-mail (sidstnævnte gælder kun for delaftale 1). Det er også beskrevet på www.netindkoeb.dk. Du skal for eksempel tilføje, at du ønsker at købe et antal fladskærme og ikke har yderligere krav til leverancen. Ved denne form for bestilling gælder alle krav og betingelser nævnt i leveringsaftalen (Rammeaftalebilag 13 inkl. underbilag). Derefter indgår du en leveringsaftale med den bedst egnede leverandør.
• Komplekse køb/løsninger: Her kan du bruge leveringsaftalen inkl. bilag. Den indeholder skabeloner, hvor du for eksempel kan angive, hvilke krav der er omfattet af bod. Irrelevante skabeloner kan slettes eller fremstå blanke.

4. Underskriv aftalen.

Bemærk, at der gælder særlige regler, hvis du ønsker en fast pris på serviceydelser. Så skal du gennemføre et miniudbud, og alle objektivt leveringsdygtige leverandører på den valgte delaftale skal inviteres til at deltage i det.

Se desuden rammeaftalens bilag 8 for de samlede, specifikke regler, der gælder for denne rammeaftale, når du går i gang med den konkrete anskaffelse.

Hjælpeværktøj gør tildelingen nemmere

SKI har udviklet et elektronisk hjælpeværktøj, som guider dig igennem hele tildelingsprocessen. Du kan downloade værktøjet fra www.netindkoeb.dk

Værktøjet samler alle de elementer, du har brug for, når du skal i gang med at tildele en opgave til en leverandør. Og du kan holde valg, notater og dokumentation samlet et sted. fx om tildelingsform, liste over mulige leverandører, overblik over rammeaftalens indhold, liste med spørgsmål, som leverandørerne har besvaret, skabelon til miniudbud m.m.

Aftalens løbetid

Rammeaftalen træder i kraft 15. december 2010 og løber frem til udgangen af november 2012. Den kan forlænges op til to gange 12 måneder.