Her kan du se, hvordan en typisk udbudsproces ser ud i SKI. Du skal være opmærksom på, at det enkelte udbud kan afvige fra processen. Det er derfor vigtigt, at du holder dig orienteret om processen for det enkelte udbud. Du finder de enkelte udbud under vores udbudsoverblik.

1. Hold dig orienteret

En virksomhed kan blive SKI-leverandør ved at kvalificere sig, når vi sender en rammeaftale i EU-udbud. Men i SKI starter vi med at arbejde på udbuddet lang tid før, vi sender det i udbud. Derfor vil du i SKI’s udbudsoversigt typisk kunne se planlagte udbud flere år frem. Her kan du se, om vi planlægger at udbyde din virksomheds ydelser eller produkter, og hvornår vi forventer at gøre det. Du kan også holde øje med fx www.udbud.dk, der giver overblik over udbud på forskellige områder - både fra SKI og andre udbydere.

2. Markedsdialog og teknisk dialog

SKI laver altid en grundig markedsanalyse forud for et udbud, og her starter vores dialog med virksomhederne også. Vi afholder typisk bilaterale møder med helt centrale aktører, relevante brancheforeninger og andre interesseorganisationer.
Når vi er klar med et første bud på et udbudsmateriale, sender vi det i teknisk dialog. Her har alle interesserede virksomheder, producenter og øvrige interessenter mulighed for at give deres input til det foreløbige materiale og kravspecifikationerne. Er der behov for en runde til, afholder vi gerne en ekstra teknisk dialog, så vi får alle inputs med. Den tekniske dialog foregår via SKI’s udbudssystem ETHICS

Markedsdialogen og den tekniske dialog med virksomhederne tilfører værdi til rigtig mange aspekter af et udbud, og det giver en bedre aftale for både kunder og leverandører i sidste ende. Det er i dialogen med markedet, SKI får viden om nye teknologier, produkter og innovation på markedet. Det er også her, vi får mulighed for at rette fejl eller uhensigtsmæssigheder i vores kravspecifikation. Derfor opfordrer SKI alle interesserede virksomheder til at deltage aktivt i dialogen.

3. SKI offentliggør et nyt udbud på dit område

Når vi i SKI formelt offentliggør et udbud, bliver udbudsmaterialet tilgængeligt via SKI’s udbudssystem ETHICS. Her vil det fremgå, om udbuddet gennemføres som et offentligt eller begrænset udbud.

Er det et offentligt udbud, har alle adgang til udbudsmaterialet.

Er det et begrænset udbud, skal du igennem en prækvalifikation. Det er kun de prækvalificerede, der får adgang til udbudsmaterialet og dermed mulighed for at afgive tilbud.

Udbudsmaterialet indeholder oplysninger om, hvilke varer eller ydelser udbuddet dækker, tildelingskriteriet, og hvilke underkriterier SKI vægter (fx pris, kvalitet etc.). Materialet indeholder også alle procedurer og indtastningsskemaer for udbuddet.

4. Orienteringsmøde

I forbindelse med offentliggørelse af et udbud inviterer vi til et orienteringsmøde. På mødet gennemgår vi hele udbudsforløbet, inkl. alle procedurer. Det giver både overblik over, om udbuddet er noget for din virksomhed, og information om hvordan du gennemfører udbudsprocessen korrekt.

Efter mødet bliver præsentationen gjort tilgængelig i ETHICS.

5. Udbudsperioden

I udbudsperioden skal du sætte dig ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer og udfylde tilbudsskemaerne med dit konkrete tilbud. Perioden varer typisk ca. 40 dage, og indtil cirka midtvejs har du mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål bliver anonymiseret, og du kan se vores besvarelser i udbudssystemet ETHICS løbende.

6. SKI’s evaluering

Vi evaluerer herefter de indkomne tilbud. Det tager som regel ca. tre uger. Dit tilbud resulterer i et tal, vi betegner som din score. Det bliver beregnet på baggrund af dine besvarelser i tilbudsskemaerne, fordelt på de vægtede tilbudskriterier. Alle konditionsmæssige tilbud listes i rækkefølge efter deres score fra højest til lavest. Ud fra højeste score finder vi de virksomheder, som bliver SKI-leverandører på aftalen. Antallet af virksomheder, som kan blive leverandør på aftalen, er defineret i udbudsmaterialet.

7. Resultatet

Umiddelbart efter afgørelsen modtager du resultatet på e-mail. Hvis din virksomhed har kvalificeret sig, får du kort herefter en invitation til et kick off-møde om aftalen. Her får du information om mulighederne som SKI-leverandør fremadrettet.

8. Samarbejdet med SKI i kontraktperioden

Vores rammeaftaler løber som udgangspunkt i fire år. Som leverandør får du tilknyttet en konsulent fra SKI, som du kan henvende dig til.