En typisk udbudsproces – trin for trin

Mange virksomheder er interesserede i at blive SKI-leverandører. Nedenfor får du et overblik over den grundlæggende fremgangsmåde for en udbudsproces.

Du skal være opmærksom på, at det enkelte udbud kan afvige fra processen. Det er derfor vigtigt, at du holder dig orienteret om processen for det enkelte udbud. Du finder de enkelte udbud under vores udbudskalender​.​ ​

1: Hold dig orienteret 

En virksomhed kan blive SKI-leverandør ved at kvalificere sig, når vi sender en rammeaftale i EU-udbud. Derfor er det vigtigt, at du holder øje med vores udbudskalender, så du ved, om/hvornår vi udbyder din virksomheds ydelser eller produkter. Du kan også holde øje med fx www.udbud.dk, der giver overblik over udbud på forskellige områder, både fra SKI og andre udbydere.

2: SKI offentliggør et nyt udbud på dit område 

Når vi i SKI formelt offentliggør et udbud, bliver udbudsmaterialet tilgængeligt via SKI’s udbudssystem ETHICS​​. Her vil det fremgå, om udbuddet gennemføres som et offentligt eller begrænset udbud. Er det et offentligt udbud, har alle adgang til udbudsmaterialet. 

En virksomhed kan ​bliv​​​e SKI-​leverandør ved at kvalificere sig, når vi sender en rammeaftale​ i EU-udbud.​

Er det et begrænset udbud, skal du igennem en prækvalifikation. Det er kun de prækvalificerede, der får adgang til udbudsmaterialet og dermed mulighed for at afgive tilbud.​​

Udbudsmaterialet indeholder oplysninger om, hvilke varer eller ydelser udbuddet dækker, tildelingskriteriet, samt hvilke underkriterier SKI vægter (fx pris, kvalitet etc.). ​Materialet indeholder også alle procedurer og indtastningsskemaer for udbuddet.

3: Orienteringsmødet 

I forbindelse med offentliggørelse af et udbud inviterer vi til et orienteringsmøde. På mødet gennemgår vi hele udbudsforløbet, inkl. alle procedurer. Det giver både overblik over, om udbuddet er noget for din virksomhed, samt information om, hvordan du gennemfører udbudsprocessen korrekt.

Efter mødet kan du finde præsentationen fra mødet på udbuddets side på ski.dk. 

4: Udbudsperioden

I udbudsperioden skal du sætte dig ind i udbudsmaterialet og de tekniske procedurer og udfylde tilbudsskemaerne med dit konkrete tilbud. Perioden varer typisk omkring 40 dage, og indtil cirka midtvejs har du mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål bliver anonymiseret, og du kan se vores besvarelser i udbudssystemet løbende.

5: Tilbudsfristen 

Offentlige udbud har en tilbudsfrist på 52 dage. Det betyder, at der er deadline for, hvornår du senest skal have udfyldt tilbudsskemaerne og sendt dit tilbud os.

6: SKI’s evaluering 

Vi evaluerer herefter de indkomne tilbud. Det tager som regel omkring tre uger. Dit tilbud resulterer i et tal, vi betegner som din score. Det bliver beregnet på baggrund af dine besvarelser i tilbudsskemaerne, fordelt på de vægtede tilbudskriterier. Alle konditionsmæssige tilbud listes i rækkefølge efter deres score, fra højest til lavest. Ud fra højeste score finder vi de virksomheder, som bliver SKI-leverandører på aftalen. Antallet af virksomheder, som kan blive leverandør på aftalen, er defineret i udbudsmaterialet. 

7: Resultatet 

Umiddelbart efter afgørelsen modtager du resultatet på e-mail. Hvis din virksomhed har kvalificeret sig, får du kort herefter en invitation til et kick off-møde om aftalen. Her får du information om mulighederne som SKI-leverandør fremadrettet.

8: Samarbejdet med SKI i kontraktperioden 

Vores rammeaftaler løber typisk fra 2 til 4 år. Som leverandør får du en konsulent tilknyttet.

​​​​​​​​​​​​​​

SKI’s udbudssystem ETHICS

Her kan du gå direkte til vores udbudssystem ETHICS. Det skal du bruge, når du som virksomhed skal byde ind på et af vores udbud.