Offentlige organisationer kan købe servere og computerudstyr til standardiserede arbejdspladser og sikre sig stordriftsfordele med lavere priser på favorable vilkår, når to rammeaftaler for computerudstyr træder i kraft 1. december. En planlagt delaftale for køb af enkelte computere annulleres og udbydes som selvstændig rammeaftale.
SKI har gennemført et udbud på rammeaftale 02.02 delaftale 2 vedr. ”computere - standardarbejdspladser”. Rammeaftalen giver kommuner, regioner, halvoffentlige og selvejende institutioner mulighed for storkøb af mindst 250 bærbare eller stationære computere ad gangen. Dermed kan de offentlige organisationer sikre sig stordriftsfordele med lavere priser på favorable kontraktvilkår.
Hver standardarbejdsplads er defineret som et sæt computerudstyr, som en medarbejder typisk har brug for i sit daglige arbejde; fx en bærbar eller stationær computer, med eller uden tilbehør i form af en ekstern skærm, mus og tastatur og lignende.
Samtidig har SKI gennemført et udbud på en separat rammeaftale for servere og storage. Rammeaftale 02.03 Servere og storage, giver ud over servere også mulighed for at anskaffe den nødvendige lagringskapacitet samt tilbehør og eventuelle serviceaftaler.
Stordrift på indkøb af bærbare og stationære computere
For at sikre, at rammeaftalernes sortiment dækker de offentlige brugeres reelle behov, har SKI haft løbende dialog med en brugergruppe blandt SKI´s offentlige kunder for at undersøge de historiske indkøb på detaljeret niveau, og for at vurdere hvilke typer computere og udstyr, der vil blive efterspurgt i den offentlige sektor de kommende 2-4 år.
SKI har på grundlag af brugeranalysen defineret en række forskellige standardiserede sammensætninger af udstyret, og den offentlige kunde skal dermed blot udpege den konfiguration, der passer til organisationens behov. Derefter konkurrerer de leverandører, der er på rammeaftalen, om at give den laveste pris på antallet af de ønskede sæt.
Mindste ordrestørrelse er 250 standardarbejdspladser, og sammen med standardiseringen betyder det, at leverandørerne har mulighed for at give en lavere pris. For at komme med på rammeaftalen har leverandørerne først skulle fastsætte deres max-priser, der fungerer som udgangspunkt for den efterfølgende priskonkurrence ved miniudbud, der afgør kundens endelige pris for købet.
SKI har beregnet, at leverandørernes max-priser allerede før konkurrencen i miniudbuddet ligger 10 pct. under de priser, som SKI-kunderne tidligere har opnået ved at foretage miniudbud på SKI’s gamle rammeaftale. Da miniudbud erfaringsmæssigt giver lavere priser end max-priserne, er der dermed lagt op til en besparelse på over 10 pct. i forhold til miniudbud på den forrige SKI-aftale på området.
”Jeg er meget tilfreds med, at vi med disse udbud har fået skarpe priser på et bredt sortiment, og vi har fået skabt en ny prisgennemsigtighed for nogle komplicerede produkter og services ved hjælp af en detaljeret specificering ”, siger Morten T. Pedersen, teamchef for it og tele udbud.
Udbuddene af de to rammeaftaler er kvalitetssikret af SKI’s jurister, i samarbejde med Kammeradvokaten. For at gøre det nemmest muligt for indkøberne at bruge rammeaftalen juridisk korrekt, udgiver SKI et hjælpeværktøj, der letter tildelingsprocessen.
Åbent alternativ til kommende forpligtende rammeaftale
Aftalerne tager over efter SKI’s tidligere rammeaftale på området, der har været meget velbenyttet. Tilsammen forventes de to nye aftaler da også at omsætte for 1,76 mia. kr. i løbet af aftalernes løbetid på op til fire år, selvom en del af den høje omsætning på den tidligere computer-rammeaftale forventes at overgå til den selvstændige og sideløbende forpligtende rammeaftale på området (aftale nummer 50.41), som SKI etablerer i forbindelse med Kommuneaftalen 2012.
Udbuddet af rammeaftalerne ’02.02 Delaftale 2: Standard-arbejdspladser’ og ’02.03 Servere’ er i skrivende stund i stand still-perioden, og forventes at træde i kraft 1. december 2011. Aftalerne har en gyldighedsperiode på to år, med mulighed for, at SKI kan forlænge løbetiden i op til yderligere to år derefter.
Statslige myndigheder har kun mulighed for at benytte rammeaftalerne efter tilladelse fra Økonomistyrelsen under Finansministeriet, idet Statens Indkøb har en rammeaftale på samme indkøbsområde.
Computeraftalens delaftale 1 annulleres og udbydes selvstændigt
Som supplement til rammeaftale 02.02’s delaftale 2 for standardarbejdspladser havde SKI også planlagt en delaftale 1, der skulle give mulighed for at købe enkelte computere og tilbehør efter behov. Udbuddet af delaftalen er dog blevet aflyst og området vil blive genudbudt inden året er omme.
Årsagen til annulleringen er, at SKI efter tildelingen har modtaget en henvendelse, der har rejst spørgsmålstegn ved konditionsmæssigheden af flere tilbud end de seks, som SKI oprindelig havde afvist. Henvendelsen gav SKI anledning til at foretage en fornyet gennemgang af konditionsmæssigheden af de tildelte tilbud.
På baggrund af den fornyede gennemgang har SKI konstateret, at yderligere tre tilbud ikke var konditionsmæssige, og at de pågældende virksomheder dermed ikke kunne blive leverandører på rammeaftalen. Det betød, at antallet af tildelte leverandører på rammeaftalen ikke ville blive højt nok til at skabe den tilstrækkelige konkurrence til gavn for SKI’s kunder.
Derfor har SKI valgt at udbyde delaftalen som selvstændig aftale med udgangspunkt i det eksisterende materiale for at skabe mindst mulig ulempe for tilbudsgiverne. Det nye udbudsmateriale vil være klar medio december, og SKI forventer at den kommende rammeaftale vil omfatte syv leverandører.
--------------------
Yderligere oplysninger:
Thomas Gringer Jakobsen
kommunikationskonsulent, SKI
21 79 19 81, tgj@ski.dk