JYSK Fællesindkøb og SKI passede som fod i hose, da Skanderborg, Mariagerfjord, Syddjurs, Hedensted, Horsens, Odder og Frederikshavn kommuner gik sammen om at indkøbe 562 multifunktionsprintere. Læs, hvordan de greb opgaven an.

De syv jyske kommuner lavede et miniudbud blandt leverandørerne på SKI’s rammeaftale for Kopi og Print (02.12). Men hvordan kommer man i hus med så mange involverede parter og store geografiske afstande?

JYSK Fællesindkøb har en overordnet udbudsplan med udpegede tovholderkommuner. Før et udbud kontakter de styregruppemedlemmerne for at høre, hvem der vil være med, og vælger derefter en støttekommune. På det første brugergruppemøde præsenteres de overordnede rammer og forventninger.

"I forbindelse med dette miniudbud valgte vi dog at holde et indledende møde, hvor indkøbskonsulenterne skulle afstemme deres behov og tilkendegive, om de ville deltage," fortæller Line Storgaard, der er indkøbskonsulent i Skanderborg Kommune og tovholder for projektet.

Den aktuelle brugergruppe på omkring 15 repræsentanter holdt i alt tre møder, og hele processen tog knapt et halvt år.

Kommunikation, enighed og repræsentation

"Der er tre væsentlige faktorer. Først og fremmest handler det om at holde kommunerne fuldt orienterede under hele forløbet. Der skal være fuldstændig enighed om kravene, og så krævede jeg, at alle parter skulle stille med mindst en repræsentant til samtlige møder," siger hun.

Gruppens sparring resulterede bl.a. i, at man endte med et meget smalt sortiment på kun fire multifunktionsprintere til hhv. sort/hvid og farve.

Der blev arbejdet meget på at detaljere og præcisere kravene og skabe gennemsigtighed. Til sidst evaluerede brugergruppen de fire tilbud, som levede op til konditionerne, og tildelte for godt tre måneder siden kontrakten til Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s.

Gode erfaringer med miniudbud

"Det er ikke sidste gang, vi har lavet et miniudbud på en SKI-aftale. Vi er faktisk meget tilfredse med processen, resultatet og de erfaringer, vi har fået," siger Line Storgaard.

Skanderborg Kommune, som i øvrigt ikke har købt flest maskiner, estimerer at kontraktperioden på fire år giver en besparelse på knap en halv million kr.

Læs mere om rammeaftalen for Kopi og Print (02.12) på www.ski.dk/kopiogprint