Samtlige Østdanmarks kommuners skattearkiv ligger nu i den gamle sukkerfabrik i Sakskøbing. Her har firmaet Nordplan indrettet kilometervis af hyldemeter til alle de gamle papirer. Aftalen kom i stand ved hjælp af en SKI rammeaftale.

Hvor man end vender øjet hen, er der hylder. Hylde efter hylde med de samme sandfarvede kassetter. Oppe og nede, rundt omkring og i snorlige rækker. 50 kilometer, 5700 kvadratmeter og 135.000 arkivkasser. Den gamle sukkerfabrik i Sakskøbing har unægtelig fået ny indmad, siden det i forbindelse med strukturreformen blev besluttet, at samle hele Østdanmarks skattearkiv på ét sted.

Det er selvsagt noget af et projekt, at give sig i kast med at få samlet de mange millioner papirer fra utallige forskellige adresser og få dem kanaliseret ned i de rigtige arkivkasser det nye sted. Arkivleder i SKAT Vibeke Steffensen fortæller:

»Der har været en stor logistisk udfordring i det. For eksempel har vi haft kontakt til 98 forskellige kommuner, så det har været nødvendigt at styre det meget stramt,« siger hun. Om kravene til arkivsystemet fortæller hun:

»Det skulle være en enkel konstruktion, fleksibel i indretningen og kunne rumme meget stor kapacitet. Dertil skulle det selvfølgelig kunne opfylde alle vores opbevaringsbehov, herunder de sikkerhedsmæssige krav, vi er underlagt,« siger hun.

Sparede tid
SKAT valgte at gå i miniudbud på SKI’s rammeaftale for »Arkiv- og biblioteksinventar«, og det var firmaet Nordplan A/S, der løb med ordren. Om det forløb fortæller chefkonsulent i SKAT Erik Schmidt:

»Vi har sparet rigtig meget tid, ved ikke selv at skulle gå i udbud. Derudover havde vi under alle omstændigheder behov for eksterne konsulenter, da det ikke var en opgave, vi selv havde tilstrækkelig faglig indsigt i. At handle gennem SKI har været en stor fordel i den her proces, da en meget stor del af arbejdet, dermed var gjort for os,« siger Erik Schmidt.

Det blev besluttet, at det var den gamle sukkerfabrik i Sakskøbing, der skulle lægge bygning til det store arkiv, og det krævede en større ombygning. Her lå endnu en af projektets store udfordringer.

»Bygningen var ikke helt færdigombygget, da vi var klar til at flytte ind, så vi har gjort det i etaper. Det var ikke optimalt, men vi havde ikke andre muligheder, da papirerne skulle hentes hos kommunerne inden for en fastsat tidsramme,« siger Vibeke Steffensen.

Godt samarbejde
»Men vi har haft et rigtig godt samarbejde med Nordplan og udlejer, og holdt gode koordinerende møder hver uge. På den måde endte det med til sidst at lykkes på en god måde,« siger hun og slutter:

»I dag fungerer systemet utrolig godt. Det er sikkert, stabilt og overskueligt og meget rart at arbejde med.«

Umiddelbart virker det lidt gammeldags at opbevare papir, når der kunne etableres en digital løsning, der pladsmæssigt ville være meget mere fordelagtig. Om baggrunden for dette fortæller Erik Schmidt:

»Vi har op mod en milliard stykker papir og indscanningen af dem ville simpelthen blive for dyr. SKAT er forpligtet til at arkivere oplysningerne i 20 år, og derfor er en digital løsning i dette tilfælde valgt fra af prismæssige årsager,« siger han.

Læs mere om rammeaftalen på www.ski.dk/moebler