Som opfølgning på sommerens debat om kommuners indkøb via SKI - og de konsekvenser det menes at have på det lokale erhvervsliv – har vi udarbejdet en række konstruktive anvisninger på, hvordan offentlige myndigheder kan foretage indkøb uden at skulle i EU-udbud.
Hensigten er at give mindre lokale erhvervsdrivende bedre mulighed for at få andel i det offentlige marked. En forudsætning vil typisk være, at kontrakterne er af en størrelse, som den lokale erhvervsdrivende er i stand til at håndtere, men også at de kan slippe for det bureaukrati, et EU-udbud medfører for tilbudsgiverne.
Løsningsmodellerne tager udgangspunkt i EU’s udbudsregler og gældende vejledninger fra Konkurrencestyrelsen. De almindelige krav om ligebehandling, gennemsigtighed mv. skal naturligvis også overholdes på aftaler, der indgås uden krav om EU-udbud.
20 procents reglen
Det er ifølge reglerne muligt for offentlige organisationer - f.eks. en kommune - at indgå mindre delkontrakter, der ikke skal i udbud. En betingelse er, at den enkelte delkontrakt ikke overstiger 596.444 kr. i kontraktperioden. Samtidig må den samlede værdi af delkontrakterne ikke overstige 20 procent af den totale kontraktværdi i aftaleperioden. Således skal mindst 80 procent af indkøbet være dækket af EU-udbud alternativt være købt via SKI. Undtagelse for reglen om EU-udbud gælder kun i forbindelse med indkøb af ensartede varer eller i forbindelse med et konkret indkøbsprojekt.
Hvis reglen benyttes i forbindelse med en rammeaftale hos SKI kræves det, at f.eks. kommunen har forpligtet sig til at aftage en konkret mængde på rammeaftalen, f.eks. i forbindelse med, at der er indgået en koordinerings-/volumenkøbsaftale. Når reglen om delkontrakter benyttes, er delkontrakten ikke underlagt annonceringsforpligtelsen. Heller ikke selv om værdien af delkontrakten overstiger 500.000 kr.
Eksempler på hvordan 20 procents reglen kan benyttes:
· I forbindelse med indkøb af fødevarer kan eksempelvis en kommune - eller en institution i kommunen - der har et samlet fødevareindkøb på 2 mio. kr. f.eks. indgå en koordinerings-/volumenkøbsaftale på SKI’s rammeaftale med en forpligtigelse til at købe fødevarer for 1.650.000 kr. på rammeaftalen. Samtidig kan kommunen eller institutionen indgå en delkontrakt på levering af fersk kød på 200.000 kr. med den lokale slagtermester samt en anden delkontrakt på 150.000 kr. på grøntsager med den lokale grønthandler.
· En kommune kan forpligte sig til at bruge en af SKI’s rammeaftaler via en koordinerings-/volumenkøbsaftale, der dækker hele kommunens forbrug bortset fra f.eks. børneinstitutionernes forbrug. De enkelte børneinstitutioner kan så selv indgå delkontrakter på deres eget forbrug, når blot den enkelte institutions forbrug er under 596.444 kr. i kontraktperioden. Og det samlede forbrug på børneinstitutionerne ikke overstiger 20 procent af det samlede forbrug i kommunen.
For at kunne benytte reglerne om delkontrakter skal den offentlige organisation naturligvis kunne dokumentere, at ovenstående regler for undtagelse af EU-udbud er overholdt.
Decentralisering
Offentlige myndigheder har alternativt mulighed for at decentralisere indkøbet med den konsekvens, at det er den enkelte institutions indkøbsvolumen, der afgør udbuds- eller annonceringspligten, og ikke f.eks. kommunens samlede indkøb.
For at dette er muligt skal en række forudsætninger være opfyldt:
· Institutionen skal selv kunne bestemme hele indkøbsforløbet - under hensyn til udbuds- og annonceringsreglerne - samt hvem kontrakten skal indgås med.
· Institutionen har et selvstændigt budget og står selv for finansieringen af det konkrete indkøb.
· Indkøbet/kontrakten må alene være til institutionens eget brug.
· Institutionen må ikke have nogen forbindelse til kommunens centrale indkøbsfunktion, og må altså ikke benytte nogen af kommunens indkøbsaftaler.
Hvis de nævnte betingelser er opfyldt, vil institutionen kunne indgå aftaler uden EU-udbud, forudsat institutionens samlede indkøb på det konkrete område er under tærskelværdien for EU-udbud på 1,5 mio. kr. Institutionen skal overholde annonceringsforpligtelsen hvis indkøbet på et givent område overstiger 500.000 kr. Samtidigt er institutionen forpligtet til selvstændigt at gennemføre EU-udbud på de områder, hvor dens samlede indkøb overstiger tærskelværdien for EU-udbud. Institutionen kan dog selvstændigt vælge at benytte SKI’s rammeaftaler og derved få afløftet udbuds- og annonceringsforpligtelsen på de områder, hvor den benytter SKI’s aftaler.
Faktaboks:
Skrappe krav
Der gøres opmærksom på, at der skal meget til for at enheden – f.eks. en børneinstitution - i indkøbsmæssig sammenhæng er at betragte som decentral. Kravene til selvstændig beslutningskompetence mv. er høje.
Det blive betragtet som f. eks. en kommunal decentral enhed forudsætter både
-At enheden reelt tager uafhængige beslutninger – og
-At enheden har fuld kompetence til at anvende egne midler og eventuelle tilskud.
Så i de fleste sammenhænge er denne model yderst vanskelig at tage i brug.
Yderligere oplysninger: Direktør Niels Frederiksen tlf.: 33 42 70 13.