Nyt initiativ i Esbjerg Kommune viser, hvordan en målrettet kommunikationsstrategi kan integrere indkøbspolitikken bedre i hele organisationen.

Mange kommuner går glip af store besparelsesgevinster, fordi ansvaret for indkøb ligger
hos decentrale indkøbere rundt om i organisationen.

Den problemstilling kan indkøbsansvarlig i Esbjerg Kommune Jytte Lose nikke genkendende til:

»I en stor kommune som Esbjerg, er de enkelte brugere af aftalerne spredt ud i hele organisationen. Derfor er det ikke nok, at aftalerne er attraktive. Hvis man skal få kommunens decentrale indkøbere til at bruge dem, skal de også være lettilgængelige og synlige,« siger hun.

Den konklusion fik Jytte Lose og hendes kolleger i indkøbsafdelingen til at fokusere på
deres kommunikationsindsats:

»Den virkelige udfordring med at implementere vores indkøbsstrategi, handler om
at få informationerne om aftalerne ud til dem, der i praksis bruger dem. Den opgave
kræver en målrettet kommunikationsindsats over for indkøberne,« forklarer Jytte Lose.

Målrettet kommunikation

Løsningen i Esbjerg blev at satse på kommunikation, der både ramte medarbejderne smalt og bredt. Det skete ved at satse på at samle alle nyheder om Esbjergs mange indkøbsaftaler og leverandører på en enkelt hjemmeside for indkøbere:

»Erfaringen viste, at det ikke var nok bare at have et e-handelssystem og et aftalekatalog.
Indkøberne skulle motiveres til at bruge det. Derfor har vi samlet alle oplysninger om baggrunden for aftalerne og deres forpligtelser. Nu ligger informationer om indkøb kun et klik væk, når brugerne logger på kommunens intranet,« fortæller Jytte Lose.

Den største udfordring var at nå så bredt ud med kommunikationen som muligt:
»Problemet er, at den enkelte pedel eller økonoma, der skal bruge aftalen ikke altid lige sidder foran en computerskærm. Derfor har vi som supplement til intranettet udformet en
trykt pjece, der forklarer formålet med kommunens indkøbspolitik, så brugerne kan se
fordelene ved indkøbsaftalerne,« fortæller Jytte Lose. På den måde har Esbjerg sikret et stort kendskab til både indkøbspolitik og -aftaler.

Videndeling i arbejdsgrupper

Hjemmesiden for indkøb bliver også brugt til at videndele. Det sker ved at samle alle de ofte stillede spørgsmål, og løbende formidle aktuelle udviklinger på indkøbsområdet.

Udover hjemmesiden, har indkøbsafdelingen forsøgt at fremme videndeling mellem brugerne ved at nedsætte arbejdsgrupper på hvert indkøbsområde:

»Formålet er, at inddrage de decentrale indkøbere i arbejdet med at lave kravspecifikationer. På den måde sikrer vi dels, at folk får det,
de gerne vil have, dels at de føler ejerskab for indkøbsaftalerne,« siger Jytte Lose, der tilføjer, at både brugerinddragelse og kommunikationsindsats har været en succes for kommunens indkøbspolitik både målt på brugen af aftalerne og responsen fra indkøberne.