Før var den store rengøringsopgave hos Københavns Politi fordelt på seks forskellige selskaber. 1. september blev hele opgaven samlet hos en SKI-leverandør efter et miniudbud. Den årlige besparelse er tæt på 3 mio. kr. ud af et budget på 11 mio. kr.

Københavns Politi er en stor arbejdsplads. De næsten 3.000 medarbejdere råder over 90.000 kvadratmeter fordelt på 21 forskellige adresser rundt om i byen. Det er derfor en stor opgave at sørge for, at lovens håndhævere har rene kontorlokaler, omklædningsrum, arkiver, detentioner m.m.

Indtil for nylig stod seks forskellige rengøringsselskaber for rengøringen, og Københavns Politi kørte selv udbuddene. Det var en både tidskrævende og besværlig proces.

"Vi er ikke verdensmestre i rengøring, og vores juristers kompetencer ligger indenfor det rent strafferetslige, så det løftede en enorm administrativ byrde at bruge rammeaftalen", siger vicepolitiinspektør Lasse Weng, Københavns Politi.

Fra miniudbud til kontrakt på fem måneder

Lasse Weng var selv med i rengøringsudbuddets følgegruppe for SKI.

"Det var en positiv oplevelse, at se hvordan udbuddet skred frem, og hvordan de forskellige selskaber gjorde sig fortjent til at komme med på aftalen. Det gav mig indsigt i, hvordan politiets kommende aftale skulle sættes sammen", siger han.

Politiets eget miniudbud blev påbegyndt umiddelbart før nytår og løb fra midten af marts 2010 til midten af april. Den 3-årige kontrakt blev tildelt ISS i maj.

Tilknyttede rådgivere giver overblik og tryghed

”Servicemægleren” fra delaftale 2 var tilknyttet som professionel rådgiver. De hjalp med at definere kravene til rengøringsstandarden og leverede de skriftlige materialer i forbindelse med miniudbuddet.

"For os var kvaliteten meget afgørende, så den blev vægtet til 45 pct., mens prisen endte på 55 pct. For at sikre os selv bedst muligt udbød vi opgaven som fire delaftaler, men det blev i sidste ende ISS, som vandt dem alle sammen", fortæller Lasse Weng.

Rådgiverne skal også være med til at følge op på kontrakterne i form af kvalitetscheck. Som fagfolk er de gode til at tjekke rengøringsselskabernes mere eller mindre gode forklaringer.

Behov for større gennemskuelighed ved pointtildeling

Set i bakspejlet har Lasse Weng kun et enkelt ønske til selve udbudsfasen:

"Det ville være dejligt, hvis det blev lidt mere gennemskueligt for kunden, hvordan rådgiverne rent faktisk vurderer de indkomne udbud, og hvordan de beregner point-tildelingen til leverandørerne", siger han.

Læs om rammeaftalen på rengøringsservice på www.ski.dk/rengoering