Baggrund for SKIF
Statens Koncernindkøbsforum (SKIF) er et forum for indkøbere i staten.
I 1999 udsendte Finansministeriet et indkøbscirkulære, der bevirkede en øget fokusering på indkøb i staten. Som konsekvens blev der på hvert enkelt ministerområde etableret koncernindkøbsfunktioner med en målsætning om at effektivisere indkøbet i det enkelte område.
I takt med udviklingen af indkøbsorganisationerne og forretningsudviklingen i Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) blev det klart, at en tættere kontakt koncernindkøbsfunktionerne indbyrdes og til SKI ville være et væsentligt element i at effektivisere indkøbet i staten.
På denne baggrund blev statens koncernindkøbsforum etableret medio 2002.
Formål for statens koncernindkøbsforum
Formålet med SKIF er at effektivisere statens indkøb, og dermed at skabe værdi for både staten, de enkelte ministerområder og SKI, bl.a. ved:
Indkøb defineres bredt og omfatter såvel indkøb af varer (herunder it) og tjenesteydelser, samt organisatoriske processer i forbindelse hermed, herunder udbud og udlicitering.
Målsætninger for statens koncernindkøbsforum
Det er målsætningen med statens koncernindkøbsforum, at samarbejdet mellem staten og SKI optimeres, at der på det enkelte ministerområde arbejdes systematisk med effektivisering og professionalisering af indkøbet, samt at statens stordriftsfordele synliggøres, og at statens købermagt derved udnyttes.
Medlemskab og sammensætning af forummet
Koncernindkøbsansvarlige i staten kan blive medlemmer af forummet, hvis de arbejder med indkøb, eller er ledelses- eller styringsmæssigt engageret i indkøb.
Det er målsætningen at skabe et forum, hvor medlemmerne er engagerede og udviser tillid og åbenhed overfor hinanden. Der er derfor behov for en væsentlig grad af kontinuitet i gruppens deltagerkreds. Afhængig af dagsorden / tema for hvert enkelt møde, kan det dog være hensigtsmæssigt at medlemmerne inviterer relevante repræsentanter fra deres egen organisation med til møderne.
Forummets størrelse
Alle ministerområder er repræsenteret med en-tre personer.
Hent medlemslisten med kontaktoplysninger her
Mødernes varighed
Mødernes længde er som udgangspunkt sat til fire timer, men kan dog variere i forhold til den aktuelle dagsorden.
Igangsættelse af projektgrupper
Der vil løbende blive nedsat projekt- / arbejdsgrupper i den takt, forummet finder behov for det. Medlemmernes deltagelse i grupperne afhænger af det enkelte ministerområdes aktuelle interesse og behov i gruppens arbejde, samt af kompetencebehovet i gruppen. Det tilstræbes, at forummets medlemmer deltager ligeligt i projektgrupperne.
Forummets organisering og styregruppens rolle
Der er nedsat en styregruppe, som består af repræsentanter fra fem ministerområder (hvor Finansministeriet er fast medlem) samt to-tre personer fra SKI.
Medlemmer i styregruppen vælges for to år af gangen på det sidste koncernindkøbsmøde på året.
Fra 01.01.2009 bestod styregruppen af:
- Bent R. Jensen, Finansministeriet
- Bent Buch, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
- Mikael Schwartz, FKIT
- Jan Svenningsen, Økonomi- og Erhvervsministeriet
- Allan Vendelbo, SKI (nu kommunaldirektør i Greve Kommune)
- Marlene Frederiksen, SKI
Styregruppens ansvar er at forberede temaer og emner til drøftelse i forummet vedrørende principielle forhold i relation til strategisk indkøb, samt at tage initiativ til strategiske tiltag for at effektivisere statens indkøb (fx den tværministerielle udbudskoordinering og KI-processen).
Styregruppen kan tage initiativ til at gennemføre opfølgende arbejde på igangsatte initiativer over for forummets medlemmer og andre relevante parter.
Det er desuden styregruppens ansvar at fastsætte dagsorden for kvartalsmøderne i forummet. De enkelte medlemmer i forummet bidrager med forslag til emner, temaer og interesseområder, som ønskes behandlet og belyst på møderne.
Mødernes dagsorden består af generelle og aktuelle indkøbsmæssige temaer, samt opfølgning på diverse aktiviteter igangsat af forummet.
Det tilstræbes, at temaerne planlægges for et år af gangen.
Mødefrekvens
Der er fire møder pr. år, samt ét aftenarrangement.
Mødefaciliteter
SKIF-møderne afholdes i SKI's lokaler på Islands Brygge 55, København S.
Ministeriernes rolle i SKIF
Ministeriernes rolle i forbindelse med forummet omfatter:
- aktivt og konstruktivt bidrag til dialogen i forummet
Ministerierne har et ønske om at arbejdet i forummet bidrager til kompetenceudvikling for både den enkelte deltager og ministeriet, samt styrkelse af det tværministerielle samarbejde på såvel et strategisk som et operationelt niveau. Fx ved gennemførelse af fælles udbud, projekter eller initiativer, og ved mere ensartede retningslinier og principper for arbejdet med udbud og indkøb i staten
SKI’s rolle i SKIF
SKI’s rolle i forbindelse med forummet omfatter:
- ansvar for mødeledelsen
- forslag til og initiering af temaer og projekter samt generel udvikling af forummet
- sekretariatsfunktion (dagsordener, mødeindkaldelser, invitation af indlægsholdere, referater etc.)
- det praktiske arrangement i forbindelse med mødeafholdelse
- afholdelse af udgifter til mødeforplejning, eksterne indlægsholdere og mødelokaler
SKI indgår som medlem i forummet med typisk fire-fem repræsentanter og deltager som katalysator i projekter og drøftelser etc. på lige fod med øvrige medlemmer.
Derudover har SKI et ønske om, at samarbejdet med forummet vil medføre yderligere forståelse og indsigt i statens indkøbsmæssige udfordringer, samt fortsat tæt sparring med statens koncernindkøbere for at sikre, at deres behov dækkes bedst muligt i kommende SKI rammekontrakter.
Desuden ønsker SKI øget inddragelse af ministerområder for at skabe forøget forståelse for SKI's opgaver.